eRačun: Ključna je figura u uvođenju informacijski posrednik

Stupanje na snagu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi jedan je od ključnih momenata u daljnjem gospodarskom razvoju zemalja članica Europske unije. Proces digitalizacije neprocjenjiv je element za transparentnost fiskalnog učinka, pogotovo u postupcima javne nabave, a procjenjuje se kako će, samo u Hrvatskoj, do kraja godine obuhvatiti 60.000 poslovnih subjekata u realnom sektoru. Svako poduzeće ili obrt koji na bilo koji način obavljaju usluge ili prodaju robu bilo kojem obvezniku javne nabave morat će se pripremiti da s 1. prosinca 2018. izdaju strukturirane elektroničke račune usklađene s europskom normom za eRačun.

>>>Marko Emer: Uvođenje eRačuna dokida nekoristan rad i konkurentnost se povećava gotovo trenutno

Početak digitalizacije

Elektronički račun iste je pravne snage kao njegova papirnata inačica, ali njihova glavna razlika je u načinu dostave i obrade. eRačun razmjenjuje se iz računala u računalo i automatski strojno čita, eliminirajući skupe administrativne troškove izrade i poštanskog slanja računa te nekorisnog ljudskog rada pretipkavanja podataka s računa u računovodstveni program. Za taj proces, kako bi tekao nesmetano, bilo je potrebno stvoriti pripadajuću infrastrukturu, odnosno omogućiti korisnicima različitih računovodstvenih programa da, doslovce, jednim klikom šalju ili preuzimaju eRačun. Danas je u Hrvatskoj putem mreže Moj-eRačun povezano više od stotinu računovodstvenih softvera, čime je stvorena prva predispozicija za razmjenu strukturiranih elektroničkih računa. Za korisnika nekog od integriranih ERP softvera to konkretno znači da već ima opciju izabrati slanje eRačuna, umjesto ispisivanja računa kako bi ga dostavio svojim kupcima. Ključan dionik toga procesa je informacijski posrednik, koji mora osigurati da račun bude ovjeren i usklađen s europskom normom za eRačun kako bi podjednako bio strojno čitljiv u Hrvatskoj ili nekoj drugoj zemlji članici Europske unije.

>>>ePoslovanje: Uvođenje eRačuna prijelomni je trenutak u digitalizaciji poduzeća

Kako ga izabrati

U Nacrtu zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi jasno je propisano tko su informacijski posrednici za elektronički račun i koja je njihova uloga u cijelom procesu pa tako svi informacijski posrednici, osim što obavljaju poslove zaprimanja i slanja elektroničkih računa u skladu s europskom normom, ujedno moraju osigurati i upravljanje cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eRačuna za pošiljatelja i primatelja eRačuna. Prilikom odabira informacijskog posrednika korisnici svakako trebaju uzeti u obzir širinu i pouzdanost sustava posrednika kojeg odabiru te dodatne mogućnosti koje posrednik pruža u svrhu potpune digitalizacije poslovanja.

>>>Novi Zakon o eRačunu u javnoj nabavi stvorit će preko 100 tisuća primatelja elektroničkog računa

Obrada i čuvanje

Elektronički računi moraju se, u zakonski propisanom roku, čuvati u formatu u kojemu su zaprimljeni. Većina informacijskih posrednika, uz XML strukturirani oblik eRačuna, još uvijek omogućuje i slikovni format, zbog čega brojni korisnici i dalje ispisuju svoje račune i pohranjuju ih u registrator. No takva praksa nije dobra jer ispisana verzija računa nije originalni dokument i ne ispunjava svoju temeljnu svrhu automatske obrade. Učestalijom praksom zaprimanja i slanja eRačuna, a na kraju i primjenom Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi, i ta će praksa nestati, a dosadašnje uhodane procese ovjeravanja dokumenata vlastoručnim potpisom ili parafom zamijenit će upravljanje dokumentima putem DMS-a ili sustava za digitalno upravljanje dokumentima, a papirnate arhive u potpunosti će zamijeniti elektronički ili eArhiv. Riječ je o sustavima koji jamče veću sigurnost poslovanja centralizacijom svih dokumenata na jednome mjestu i ograničavanjem pristupa korisnicima koji nisu nadležni za uvid ili upravljanje tim dokumentima čime se gotovo potpuno eliminiraju nekorisni poslovni procesi.

Autor: Marko Emer