Svatko od nas barem jednom u životu organizirao je roštilj, rođendan, tulum ili nešto što je zahtijevalo malo veći angažman i malo organizacijske sposobnosti. Ako ste mislili da je organizirati roštilj za 15 ljudi komplicirano, jer eto treba izračunati koliko mogu pojesti, a da ne govorimo o tome da će se sigurno naći jedan koji ne jede meso, netko tko ne jede crveno meso, jedan koji ne jede ćevape i ne pije crno nego bijelo vino ili ne pije Žuju nego Karlovačko i tako dalje, zamislite da morate organizirati konferenciju za 300 sudionika!
>>> Krizni menadžment: Mogu li menadžeri pod stresom racionalno odlučivati
Profesionalni event menadžer, čovjek koji se brine od toga gdje stoji svaki ‘pingvin‘ sponzora, koliko će kave biti posluženo, smetaju li kabeli od rasvjete i tehnike kada se prolazi kroz glavna vrata dvorane, do toga jesu li stigli svi govornici i ima li zraka u dvorani, mora sve znati i svuda biti. Svakoga trena mora imati odgovor na pitanje, čak i na ono najbanalnije – do kada traje konferencija. U toj cijeloj gunguli, događaju se pogreške. Konzultirali smo se s profesionalcima, koji su nam dali nekoliko savjeta i primjera pogrešaka te kako ih ispraviti. Neki su od najvećih stručnjaka za organizaciju poslovnih konferencija u Liderovu timu – Tomislav Blagaić, Nataša Dević te Tina Kovačić, koji iza sebe imaju na desetke konferencija.
Procjena sadržaja
- Najčešća pogreška je neodmjereni odnos izbora teme, sadržaja eventa i interesa publike, tj. nepoznavanje ciljne skupine. Iskusan organizator eventa lakše će i preciznije procijeniti koliko je sadržaj interesantan, identificirati odgovarajuću publiku, način i kanale putem kojih će se komunicirati, kao i vrijednost koja se nudi eventom. To su ujedno i temelji svakoga eventa bez kojih se dalje ne može ništa graditi. Ako se propusti unaprijed dati jasne odgovore na ta pitanja, svaki sljedeći posao može biti klimav – kaže Liderov stručnjak Blagaić. Svakome tko ‘ulazi‘ u organizaciju eventa preporuča da odgovori na pitanje: Kome je interesantan/korisan/vrijedan event koji radim i kako ću to na pravi način iskomunicirati? Bez obzira na to hoće se tome pristupiti marketinški (npr. 4P) ili novinarski (5W), odgovori će pomoći u organizaciji uspješnog eventa.
Event menadžer brine se za sve, od toga gdje stoji ‘pingvin‘ sponzora do toga koliko će kave biti posluženo.
Prvo pravilo kod organizacije eventa je pripremljenost. – Samo tako moguće je rješavati nepredviđene situacije, koje se u takvom poslu uvijek događaju. Eventi se jako razlikuju karakterom, ciljanom skupinom i brojem ljudi te ih je nemoguće sve strpati u isti koš. Primjerice, na eventima koji okupljaju jako mnogo ljudi male pogreške u procjeni odaziva stvaraju velike logističke teškoće i narušavaju krajnji dojam. Eventi čiji program sadrži više sudionika i eventi kod kojih je jedna osoba nositelj cijelog sadržaja podrazumijevaju potpuno različitu pripremu. Svima je zajedničko da dio posla event menadžera uključuje i gatanje, odnosno predviđanje mogućih scenarija za situacije koje bi mogle krenuti u neželjenom smjeru i njihove sanacije. Ovdje se posebno vidi razlika između amatera i profesionalaca, tu su broj utakmica u nogama i iskustvo presudni – kaže Liderova event menadžerica Nataša Dević.
Zahtjevi lokacije
Napominje da svaka lokacija ima svoje specifičnosti i izazove. Eventi na otvorenom posebno su zahtjevni jer podrazumijevaju osiguravanje kompletne logistike koja inače dolazi sa zatvorenim objektom, od izračuna broja potrošača, osiguranja struje, vode, interneta, inventara i ostalog do izazova koje donose vremenski uvjeti prilikom rada pod otvorenim nebom. Organiziranje evenata u drugoj zemlji nosi pak cijeli niz svojih specifičnosti.
- Spremnost na rad u različitim uvjetima i veliki broj radnih sati u završnici eventa podrazumijevaju se. Odabir tima koji radi na eventu i kvalitetno upravljanje njime može uvelike olakšati posao – napominje Dević. Da ne bi bilo da smo pristrani i da se isključivo koristimo know-howom Liderovih stručnjaka, zamolili smo i Dejana Brckovića, izvršnog producenta Produkcijskog tima, da podijeli s nama svoja iskustva. On izdvaja tri pogreške kod organizacije eventa – izbor mjesta događaja, komunikaciju s predavačima te upotrebu tehničke podrške hotela.
- Te pogreške rješavaju se u hodu i uz velike ustupke izvršnog tima, a sve u želji da projekt uspije. Svakom dioniku takvog projekta u cilju je uspješno odrađen posao i dobar odnos svih u projektu i pri tome ne mislim samo dobar odnos s naručiteljem posla. Za izvršni su tim tu čak mnogo važniji njegovi partneri u realizaciji jer s njima je opet na nekom novom zadatku, s njima živi taj posao. U takvim situacijama tim je najvažniji tj. iskustvo producenta i njegovi kontakti jer se mnogo toga mora riješiti ad hoc – objašnjava Brcković.
Prednosti profesionalca
Stoga je razlika između profesionalca i amatera što prvi neki posao radi učestalo i ima mnogo ‘utakmica u nogama‘. Ostali se tek povremeno susretnu s nekim projektom i posao obavljaju prema instinktu, nahođenju ili ulaze s pretpostavkom ‘pa to može svatko‘ (kao što je to primjer s nogometom, ekonomijom i sl.).
- Često se ta opća razlika između profesionalaca i amatera vidi i u organizaciji evenata. Velika prednost profesionalca je iskustvo, on zna ‘što ga čeka iza ugla‘, ali ga istodobno može sputavati ako to prelazi u rutinu koja ubija kreativnost. Po definiciji amater ulazi u arenu bez iskustva i znanja pa je otkrivanje ‘tople vode‘ za njega inovacija. Na tom putu izgledne su česte pogreške, ali i vrijedna inovativna rješenja – kaže Blagaić.
Propust se uvijek može dogoditi, a način na koji se s time nosi, glavna je razlika između amatera i profesionalca. – Najvažnije je koliko brzo neki propust možemo ‘sanirati‘ te nastaviti dalje kao da se ništa nije dogodilo. Jako je važno da se predavačima naglasi koliko mora trajati njihovo predavanja te da bude u zadanim okvirima. Najgore je kad predavanje neplanirano završi 10 minuta ranije odnosno za isto toliko se produlji. Najčešća pogreška je nedovoljna komunikacija između organizatora i moderatora te moderatora i panelista/sudionika rasprave. Važno je da panelisti unaprijed dobiju pitanja/teme o kojima će se raspravljati te da se upoznaju s moderatorom. Bitno je da rasprava bude dinamična, a ne da publika utone u san – zaključuje Liderova event menadžerica Tina Kovačić
Dejan Brcković: Tri pogreške u organizaciji evenata
1. Izbor mjesta događaja To je najvažnije u planiranju događaja, a često taj se izbor dogodi naprečac ili jednostavno zato što je neko mjesto trenutačno hit. Nije svako mjesto pogodno za ono što se planira realizirati. Prije odabira lokacije potrebno je znati i što se sve želi uključiti u scenarij, kakva će biti scenografija, tehnika itd.
2. Komunikacija s predavačima U velikoj većini slučajeva, to je nešto čemu se ne pristupa dovoljno ozbiljno tj. komunikacija bude preopuštena. Ne postavljaju se standardi, bilo da je riječ o vrsti formata u kojem se trebaju pripremati materijali bilo o roku isporuke. Događaju se situacije u kojima od jednog predavača dobijete nekoliko prezentacija, neki vam svoje donesu neposredno uoči eventa, a dogodilo nam se i slučajeva da su u tijeku programa neki htjeli mijenjati nešto u svojim prezentacijama.
3. Tehnička podrška konferencijskog prostora Tehnički resursi hotela ili konferencijskog prostora u pravilu nisu na razini kvalitete koja je potrebna za ozbiljnije poslovne događaje. S obzirom na to da takvi resursi uglavnom dolaze u paketu s najmom prostora, organizator zna odabrati tu opciju jer na taj način štedi. No to je najčešće najgore što može odabrati.