Svako zlo za neko dobro. Ova prisilna digitalizacija natjerala je velik broj ljudi da otkriju čari videokonferencija i steknu vještine koje možda nisu niti htjeli imati. Iako se na prvi pogled čini da ovaj način pregovora, dogovora i ponekad isporuka neće opstati čim se ukine epidemiološka mjera ograničavanja kretanja, vjerujte mi da će ovaj način komunikacije imati dalekosežni učinak na promjenu jednog dijela prodajne paradigme vezane uz fizički kontakt s potencijalnim klijentom, kao i održavanja kontakata.
Naravno, sam učinak ne proizlazi iz poštivanja propisanih epidemioloških mjera kao glavnog razloga već jedne puno jednostavnije posljedice tog razloga – značajne uštede na vremenu i troškovima putovanja. Dosad je ovaj vid komunikacije bio uglavnom zastupljen u ICT sektoru i u poslovanju multinacionalnih kompanija, no, sad će većina poslovnih ljudi biti s njime vrlo detaljno upoznata i njegovo korištenje neće im predstavljati strah od nepoznatog ili hardverski problem pa će ga i nastaviti koristiti u svom poslovanju.
Videokonferencije podrazumijevaju, uz naravno organizacijske, ne manje važne tehničke aspekte koji će oblikovati vaš prvi dojam prema sugovornicima. Nije uvijek lako ostaviti dojam profesionalca dok sjedite u „košulji gore i pidžami dolje“ prilikom videokonferencije, no nije niti nemoguće. Kako je staro pravilo – nema druge prilike za prvi dojam, uzmite u obzir ove tehničke aspekte koji će vam pružiti priliku da sugovornicima osigurate ugodniji kontakt i ostavite puno profesionalniji dojam.
- Nakon što ste dobili poveznicu s „pozivnicom“ u videokonferenciju, unaprijed skinite aplikaciju ili posjetite web stranicu poveznice. Pozivnicu ćete u većini slučajeva dobiti puno ranije no što će sastanak biti održan pa imate dovoljno vremena za registraciju i tehničku probu aplikacije ili njene web verzije na vašem računalu, mobitelu ili tabletu. Tehnička proba podrazumijeva da se uvjerite da aplikacija prepoznaje vašu kameru, zvučnike i mikrofon. Nemojte kasniti na dogovoreni sastanak jer ste zaboravili pristupne podatke ili niste stigli poklikati sve prozore koji se otvaraju s dozvolama za pristup aplikacije vašem mikrofonu, kameri i zvučnicima. Ako do problema i dođe, većina web stranica tih aplikacija ima jako dobru tehničku podršku u vidu najčešće postavljanih pitanja u slučaju da se dogode problemi s prepoznavanjem kamere ili su mikrofon i zvučnik isključeni ili previše stišani.
- Ukoliko niste sami, koristite slušalice. Ukućani ne bi trebali biti upoznati sa sadržajem poslovnih videokonferencija, osobito ako sugovornicima ne ukažete na to da razgovor može čuti još osoba. Ako želite da vas svi čuju dobro koristite odvojeni mikrofon. Ugrađeni mikrofoni u prijenosnim računalima udaljeni su od vaših usta te prikupljaju i obrađuju sve pozadinske zvukove. Handsfree slušalice koje ste dobili s mobitelom više-manje koriste isti tip konektora koji koristi i vaše prijenosno računalo. Mikrofon će biti blizu vaših usta i algoritmom je manje osjetljiv na pozadinske zvukove, a zvuk iz slušalica čuti ćete puno detaljnije dok istovremeno nepozvane strane neće biti upoznate sa sadržajem razgovora.
- Tijekom videokonferencije ne držite uređaj u ruci ili na koljenima – poslovni razgovori nisu čavrljanja s prijateljima i kontinuirano „drmusanje“ vašeg kadra izazivat će nervozu kod sugovornika sličnu onoj kad netko ispred vas živčano „cupka“ dok nešto objašnjava ili, još gore, dok šuti. Ljudi žele biti koncentrirani na razgovor, a ne na stalnu promjenu djelića pojedinog kadra. Također, ukoliko ste nervozni, provjerite da micanje vaših nogu ne miče stol na kojem stoji uređaj putem kojeg ste spojeni u videokonferenciju. Često se događa da sami to ne primjećujete jer niste fokusirani na svoj prikaz tijekom razgovora (u većini slučajeva) već na sugovornike.
- Obratite pažnju na kut vaše kamere i ono što imate u svojem kadru – aplikacije za videokonferencije imaju mogućnost pregleda vašeg kadra prije uključivanja u sastanak. Provjerite što se sve nalazi u kadru kako sugovornici ne bi vidjeli detalje iz vašeg privatnog života za koje ne želite da ih znaju ili u tom trenutku vide. Svakako, ovdje ulazi i ono da provjerite vidi li vam se samo gornji dio tijela s košuljom ili se možda nazire i donji dio pidžame (u najboljem slučaju). Kamera bi trebala biti postavljena u ravnini s licem kako sugovornici ne bi imali dojam da leže ispod vas. Ne želite takav dojam na poslovnom sastanku vjerojatno, zar ne? Kako biste postigli kameru u ravnini s licem, prijenosno računalo ili mobitel možete staviti na par debljih knjiga ili običnu kutiju.
- Ukoliko se na videokonferenciju spajate putem mobitela ili tableta, uređaj okrenite u horizontalan položaj ili kliknite na opciju koja će vaš kadar učiniti horizontalnim kako bi bio u skladu s orijentacijom prikaza ostalih sugovornika. Poslovni videopozivi često se odvijaju putem laptopa ili stolnih računala sa stacionarnim kamerama pa su prikazi najčešće horizontalne orijentacije.
- Ako imate stariju kameru, razmislite o kameri bolje rezolucije – ukoliko će vam videokonferencije postati dio svakodnevice i veći dio kontakta s potencijalnim ili postojećim kupcima će se odvijati putem njih, trebalo bi uzeti u obzir i kvalitetu vašeg osobnog prikaza jer je značajan dio prodaje čista neverbalna komunikacija. Ovo se odnosi samo na slučaj ukoliko vaše prijenosno računalo ima slabiju kameru ili je vaša stacionarna kamera iz vremena dok još WiFi nije bio široko rasprostranjen pa je viša rezolucija kamere značila i zastoje u prijenosu videopodataka. Čak i prosječna HD kamera napravit će velik pomak u dojmu koji ćete ostaviti tijekom videokonferencije.
- Smanjite pozadinske zvukove – prije ulaska u videokonferenciju ugasite sve uređaje koji proizvode zvukove; stišajte mobitel, ugasite TV ili radio te zatvorite prozor kraj kojeg sjedite ukoliko ste blizu ceste ili nekog glasnog okruženja. Ono što se događa češće nego što mislite - pokušajte ne ljuljati se na stolici koja škripi iako vi taj zvuk već godinama uopće ne doživljavate. Mikrofoni će često sve zvukove automatski pojačati ukoliko im softverski nije uključena opcija automatskog ograničavanja pozadinske buke. Ako baš morate koristiti tu opciju, pripazite s njom jer ona katkad „reže“ i dijelove vašeg izgovora ovisno o kvaliteti mikrofona i samog softvera.
- Isključite mikrofon na svojoj aplikaciji (opcija Mute) dok ne pričate jer ćete time smanjiti buku u videokonferencijskom kanalu s obzirom da pojedini mikrofoni prenose i zvukove disanja ovisno ukoliko ste blizu uređaju, te ako glasno dišete ili imate respiratornih problema. Također, smanjit će buku jer se neće čuti povratni eho sugovornika s obzirom da je vaš zvučnik blizu mikrofona ako ne koristite slušalice pa može doći do odjeka istog zvuka. Nemaju svi mikrofoni i softveri istu osjetljivost ili mogućnost prepoznavanja i potpunog izoliranja izlaznog zvuka iz zvučnika od ponovnog prijenosa.
- Let there be light! – osigurajte dovoljno svjetla u prostoriji pazeći da ono ne dolazi sa stražnje strane. Primjerice, nemojte danju sjediti s prozorom iza leđa jer će vaš prikaz biti taman, a svjetlo će probijati sa strana (dok pritom nećete izgledati kao svetac). Također, u tamnoj prostoriji si možete približiti stolnu lampu pazeći pritom da ona ne bude u samom kadru.
- Obratite pažnju snima li se razgovor – često je to zanemarena stavka, a za jednom nespretno izrečene tvrdnje tada postoji trajni zapis. Prije nego odlučite otvorenije razgovarati provjerite snima li se razgovor. Danas ništa nije lakše od objavljivanja snimaka i istovremeno - ništa teže od njihovog trajnog uklanjanja