Većina menadžerskih promašaja i neuspjeha proizlazi iz nedovoljnog ili neodgovarajućeg delegiranja. Delegiranje nije i ne smije biti prebacivanje posla suradnicima, pogotovo ne onoga koji je osobi koja delegira težak ili nezanimljiv ili, još gore, zadataka u ‘teškim‘ rokovima i slično. Evo nekoliko savjeta:
Pet postulata uspješnog delegiranja
1. popis poslova i zadataka
Napravite popis svih zadataka koje želite delegirati, odnosno svih onih poslova za koje nemate vremena ili znanja da biste ih sami obavljali. Ili onih poslova koje jednostavno ne želite sami raditi. Ako, primjerice, jedan sat na dan trošite na izradu izvještaja ili vođenje evidencija, delegirajte takve poslove, a vi to vrijeme iskoristite za razvoj poslovanja, obitelj ili hobije.
2. Detaljne upute
Jedan od razloga zašto poslovi ili projekti koji su delegirani ponekad ne budu napravljeni kako treba, nepostojanje je detaljnih uputa. Osoba kojoj ste posao delegirali u tom slučaju možda nije detaljno upoznata s onim što se od nje očekuje. Pisane, detaljne upute sa svim poslovima, procesima i instrukcijama riješit će sve nedoumice, a posao će biti kvalitetno obavljen.
3. Prestanite kontrolirati
Može biti prilično teško prepustiti nekom drugom dio svog poslovanja. Suzdržite se od potrebe da stalno kontrolirate poslove koje ste delegirali nekom drugom. Poenta svega je da oslobodite vrijeme za važnije zadatke i poslove, a ne da ga trošite tako da stalno provjeravate osobu kojoj ste delegirali posao. Ipak, potrudite se posao delegirati osobi koja je kvalificirana, stručna i iskusna u svom području, pa ćete samim tim imati više povjerenja da će posao biti obavljen kako treba.
4. Fokusirajte se na rezultat, a ne na proces
Nije bitno da osoba kojoj ste delegirali neki zadatak ili projekt napravi svaki dio zadatka isto kao što biste ga vi napravili, nego je bitno da dobijete rezultat koji trebate. Fokusirajte se na krajnji rezultat i dopustite drugima da sami nađu najbolji put kako doći do njega. Možda ćete i vi na taj način naučiti neke nove načine obavljanja posla.
5. Konstruktivna povratna informacija
Da biste razvili učinkovito delegiranje posla treba ponešto vremena i truda, ali je vrijedno toga. Kako biste dobili što bolje rezultate, dajte osobi kojoj ste delegirali posao konstruktivnu povratnu informaciju, onu koja će joj pomoći da se poboljša u određenim područjima, ako za to postoji potreba, kako bi ona vama pomogla da postignete svoje poslovne ciljeve.
Možda je najvažnije (nepisano) pravilo, uz ovih pet navedenih, dobra obostrana komunikacija. Važno je imati otvorenu i iskrenu komunikaciju i sa strane onoga koji delegira posao, ali i sa strane osobe kojoj se posao delegira, na taj način izbjegavaju se nesporazumi, a suradnja je laka, ugodna i uspješna.
Šest čestih zabluda malih poduzetnika
1. Nitko ne može obaviti posao tako dobro kao ja
Za početak delegirati možete male zadatke i jednostavne poslove, koje ćete uz detaljne upute predati nekome da ih odradi umjesto vas. Uz dobru uputu s vaše strane, uvjerit ćete se da netko drugi može posao obaviti dobro kao i vi, možda čak i brže ili bolje, a uz to vi ćete uštedjeti vrijeme i energiju.
2. Izgubit ću kontrolu nad svojim biznisom
Poduzetnici imaju toliko različitog posla u vođenju svog biznisa da si ne mogu priuštiti mikromenadžment. Jednostavno moraju donijeti odluku o tome koje poslove moraju nužno oni odraditi, a ostale delegirati. Jer donošenje odluke da ćete neke poslove delegirati nije odluka o tome da odustajete od odgovornosti za svoj biznis. Vi ćete uvijek biti vlasnik svog biznisa i donosit ćete konačne odluke, ali trebali biste se fokusirati na rezultat, a to je da posao bude napravljen.
3. Sve stignem sam/a
Vođenje biznisa zahtijeva mnogo ljubavi prema poslu, volje i želje da biznis uspije i mnogo, mnogo rada. Pogotovo ako ste mali ili mikropoduzetnik, pa morate biti vlasnik biznisa, računovođa, voditelj financija, uz to i voditi društvene mreže, ali biti i adiministrator, ponekad voditelj ljudskih resursa... popis je predug. Čak i ako možete sve naučiti i odraditi sami, vrijeme u danu je ograničeno i patit će ili vaš posao ili privatni život. Vrijeme za delegiranje je došlo kada shvatite da više ne stižete sve sami, kada više ne možete naći vrijeme kako biste radili na svom biznisu jer cijelo vrijeme radite u biznisu ili ako previše vremena provodite radeći poslove za koje niste educirani ili su izvan vaše zone komfora.
4. Nemam vremena za objašnjavanje i upute
Sigurno je da ćete morati odvojiti neko vrijeme za davanje uputa za obavljanje određenih zadataka. Štoviše, što detaljnije upute date, to bolje. Ali manje vremena će vam trebati da date upute i objasnite zadatke nego što će vam trebati vremena da sve napravite sami i usput pokušavate balansirati sve preostale poslove koji se gomilaju. Često se dogodi da delegiranje pomogne da se bolje organizirate i jasnije vidite ono što je potrebno vašem biznisu. Možete biti sigurni da će napori koje uložite da nekome delegirate dio posla ili određene zadatke rezultirati time da ćete u konačnici imati više vremena. To je mudro ulaganje vremena i energije.
5. Ne znam kako delegirati
Mnogi poduzetnici kažu da ne delegiraju poslove ili zadatke jer ne znaju kako. To je i razumljivo, jer kada ste pokretali svoj posao, fokusirali ste se na ono što znate i volite raditi, ono u čemu ste stručni i ono u čemu uživate. Ali onda se posao počeo širiti i počeli su se pojavljivati svi oni popratni poslovi, koji se samo gomilaju, a često uopće ne zaslužuju vaše vrijeme i energiju. Uz malo volje i dobre organizacije, brzo ćete naučiti na što treba obratiti pozornost kod delegiranja.
6. Ne mogu si to priuštiti
Još jedan čest razlog koji poduzetnici navode kao razlog zbog kojeg ne delegiraju. Pogotovo ako su na početku poduzetničkog puta i bore se za svakoga klijenta kako bi uspjeli podmiriti svoje osnovne financijske obveze, a svaku kunu više ulažu opet u svoj biznis kako bi ga doveli na višu razinu. Ako možete platiti nekome 10 sati na mjesec za delegirane poslove, a vi ćete zauzvrat dobiti 10 sati više da radite na povećanju profitabilnosti, onda se delegiranje čini kao rješenje vašeg problema.
Izvor: Irina Malogorski