Piše: Lucija Dugalija, viša savjetnica u Apsolonovu Odjelu financijskog savjetovanja
Računovodstveno praćenje projekata EU-a jedan je od segmenata projektnog ciklusa u kojem eventualne pogreške u pisanju prijave i ranim fazama provedbe izlaze na vidjelo tek nakon što je projekt završen, kad kontrolna tijela provjeravaju završni zahtjev za nadoknadu ili pri dodatnim revizijama projektnih rezultata. Zato je često zapostavljeno, a baš to može biti velik problem
Ciklus projekta sufinanciranoga novcem iz fondova Europske unije može se podijeliti u tri faze: konceptualizacija i prijava, provedba projekta i održavanje rezultata. Prva i druga faza radno su najintenzivnije i obično traju otprilike pet godina. Treća faza traje od tri (u slučaju malih i srednjih poduzetnika) do pet godina (u slučaju velikih poduzetnika).
Prolazeći kroz faze projektnog ciklusa, konzultanti i konzultantske tvrtke stječu dragocjeno iskustvo koje im omogućuje da svaki novi projekt kvalitetnije konceptualiziraju i vode. Jedino osoba ili tvrtka (koja stečeno institucionalno znanje prenosi na svoje zaposlenike) koja je prošla sve tri faze može (donekle) razumjeti svu kompleksnost fondova Europske unije i nazivati se stručnjakom za njih.
Pogreške koje se (pre)kasno vide
Računovodstveno praćenje projekata EU-a jedan je od segmenata projektnog ciklusa u kojem eventualne pogreške upisanju prijave i ranim fazama provedbe izlaze na vidjelo tek nakon što je projekt završen, kad kontrolna tijela provjeravaju završni zahtjev za nadoknadu ili pri dodatnim revizijama projektnih rezultata. Zato je možda riječ o najzapostavljenijem aspektu upravljanja europskim projektima.
Tematiku je teško obraditi u jednom članku, zbog čega će u nastavku biti izdvojene neke od ključnih pogrešaka (u fazi pripreme i provedbe) u kontekstu računovodstvenog praćenja, i to primarno istraživačko-razvojnih projekata, kako bismo ih odmah mogli primijeniti na aktualnom natječaju ‘Jačanje strateških partnerstva za inovacije u procesu industrijske tranzicije‘. Lekcije se temelje na iskustvu vođenja projekata sufinanciranih na prethodnim natječajima te vrste iz 2015. i 2019., koji su danas u trećoj fazi opisanoga projektnog ciklusa.
Cilj je računovodstvene dokumentacije dokazati da je projektni trošak/izdatak prihvatljiv, tj. da je stvarno nastao i da je u skladu s potporom koja je primljena za njega.
Što su prihvatljivi troškovi
Ako se pri konceptualizaciji i pisanju prijave ne razmišlja o računovodstvenim standardima, postoji mogućnost da stvarno nastali troškovi neće biti u skladu s vrstom potpore koja je za njih primljena. Ako se projektni troškovi/izdaci od početka ne razdvajaju od ostatka poslovanja, bit će teško dokazati da su zaista nastali.
Osnovni uvjet da bi troškovi bili prihvatljivi za sufinanciranje u sklopu projekta EU-a jest da su izravno povezani s projektom i nužni za njegovu provedbu. Uz to su prihvatljivi troškovi definirani pozivom na dostavu projektnih prijedloga (koji poslije postaje prilog ugovora o nepovratnim sredstvima). Na kraju, projektni troškovi moraju biti u skladu s vrstom potpore koja se dodjeljuje za njih, što je definirano u Općoj uredbi o skupnom izuzeću (GBER (651/2014)).
Iako je uvriježeno govoriti o prijavi za potporu ili primanju potpore u jednini, zapravo postoji više vrsta potpora kako bi se omogućila potpora različitim ciljevima unutar Europske unije. Gotovo je svaki poduzetnik koji je ugovorio (kompleksniji) europski projekt primio više različitih kategorija potpora unutar njega.
Zamke u konceptualizaciji
Društvo prijavljuje istraživačko-razvojni projekt (IRI) razvoja inovativnoga robotskog sustava za provedbu neurokirurških operacija u sklopu kojega će sufinancirati troškove plaća projektnog tima koji će raditi na razvoju sustava, potrošnog materijala i komponenata od kojih će biti sastavljen sustav, računala te softverskih licencija za izradu nacrta budućeg sustava i slično.
Projektom je tako planirana nabava dviju vrsta računala s pripadajućim monitorom. Prvo će upotrebljavati projektni tim za izradu nacrta robotskog sustava i razvoj softverskog koda za upravljanje njime. Drugo računalo i monitor bit će sastavni dio robotskog sustava i na njega će biti instaliran prethodno razvijeni softver za pokretanje i upravljanje sustavom.
Iako je riječ o istom tipu opreme, prvo računalo ulaganje je u imovinu za potrebe provedbe projekta, koje će u računovodstvenim evidencijama biti evidentirano kao dugotrajna imovina (razred 0), zbog čega je za njega u fazi prijave ispravno zatražiti regionalne potpore za ulaganje. Drugo je računalo komponenta robotskog sustava te će u računovodstvenim evidencijama biti evidentirano kao trošak (razred 4), zbog čega je za njega u projektnoj prijavi ispravno zatražiti potporu za projekte istraživanja i razvoja.
Pri tome je u nabavi monitora uz prvo računalo potreban dodatan oprez kako se ne bi proknjižio kao sitni inventar, koji je često neprihvatljiv trošak u pozivima na dostavu projektnih prijedloga.
Također je planirana nabava softverskih licencija za izradu nacrta budućega robotskog sustava. Kako bi se zatražila ispravna potpora, važno je već u konceptualizaciji projekta razmišljati nabavlja li se trajna licencija ili mjesečna/godišnja pretplata. Ako se nabavlja trajna licencija, ona će računovodstveno biti evidentirana kao dugotrajna imovina te se može sufinancirati iz regionalne potpore za ulaganja. Mjesečne, godišnje licencije ili SaaS rješenja u oblaku računovodstveno se evidentiraju kao trošak najma softvera, zato načelno nisu prihvatljivi za sufinanciranje u sklopu regionalnih potpora.
Kako bi se izbjegla situacija u kojoj stvarno nastali troškovi neće biti u skladu s vrstom potpore koja je za njih zatražena i primljena, već je u fazi pripreme i konceptualizacije projekta, u projektni tim potrebno je uključiti osobu zaduženu za njegovo računovodstveno praćenje.
Pogreške u provedbi
Ugovorna je obveza korisnika bespovratnih sredstava omogućiti utvrđivanje i provjeru troškova/izdataka uključenih u zahtjeve za nadoknadu sredstava u računovodstvenim evidencijama. Praksa je da se na kraju provedbe projekta, u sklopu završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava, kontrolnim tijelima dostavi računovodstvena dokumentacija u kojoj su evidentirane sve projektne transakcije. Dostavljaju se analitičke konto-kartice imovine (razred 0) i troškova (razred 4), registar osnovnih sredstava i bruto bilanca te, prema potrebi, analitičke konto-kartice dobavljača.
U kompleksnijim istraživačko-razvojnim projektima može se potraživati i više od pet stotina faktura. Ako se projektne transakcije nisu od samog početka odvajale od ostatka poslovanja (npr. otvaranjem zasebnih konta ili mjesta projektnog troška), dokazivanje njihove evidencije u računovodstvenom sustavu postaje iznimno teško, čak i nemoguće, a dodatno je prekršena ugovorna obveza.
Također, na kraju projekta uobičajene su terenske provjere pri kojima kontrolna tijela, između ostalog, provjeravaju postoji li na lokaciji korisnika originalna dokumentacija (računi, ugovori i slično) te je li istovjetna onoj dostavljenoj tijekom provedbe projekta u digitalnom obliku. Projektne fakture stoga treba pohranjivati u zasebne registratore. U tom kontekstu zanimljive su najnovije preporuke kontrolnih tijela da se uz digitalne fakture, pravovaljane bez potpisa i pečata, u projektne registratore ispisuju i e-poruke iz kojih je vidljivo da su one zaista zaprimljene digitalno.
Kako bi na kraju projekta dokazivanje stvarnog nastanka projektnih troškova proteklo glatko, važno je tijekom njegove provedbe o projektnim troškovima pravodobno (već u fazi kreiranja narudžbe) obavještavati osobu zaduženu za njihovo računovodstveno evidentiranje.
‘Gdje ste bili 2015.?‘
Uz sve kompleksnost projekata EU-a jedan su od izazova i dugi projektni ciklusi, zbog čega je pravih stručnjaka na tržištu i dalje malo. To osobito dolazi do izražaja u računovodstvenom praćenju takvih projekata – nerijetko nepravedno zapostavljenom aspektu projektnog ciklusa, posebno u početnim fazama, jer eksterne provjere provode se tek nakon što je projekt završen.
Zato pri odabiru partnera koji će vas voditi kroz labirinte pisanih i nepisanih pravila (istraživačko-razvojnih) projekata EU-a pitajte bez ustručavanja: ‘Gdje ste bili 2015. (ili neke druge godine kad su se podnosile prijave na sličan natječaj na koji se planirate prijaviti)? U kojoj su fazi ti projekti danas? Kako se knjiže licencije sufinancirane regionalnom potporom?‘