Piše: Željko Šundov, Amrop Grupa
U razdoblju prepunom izazova i problema ključno je kako se odnosite prema svojim zaposlenicima, klijentima, ulagačima, poslovnim partnerima, dobavljačima, Vladi ili drugim dionicima. Upravo vaš sadašnji pristup i način na koji se odnosite prema njima utjecat će na vaš odnos nakon što sve ovo prestane
U posljednjih nekoliko dana u Amropovim timovima diljem svijeta razmišljamo o tome kako upravljati situacijom vezanom uz COVID-19. S internim psiholozima napravili smo sažetak od deset koraka na koje biste trebali svratiti pozornost u idućem razdoblju i svom poslovanju. Vjerujemo da ste i vi sami u svojim organizacijama proveli mjere te se nadamo da ćete u ovome materijalu naći i neke nove. Možemo ih zajednički dijeliti i u budućnosti.
U Amrop Grupi svi vjerujemo u to da svaki problem s kojim se suočavamo sadržava i niz mogućnosti koje trebamo sagledati i prilagoditi te naći nov način pristupa toj tematici. U ovakvom razdoblju prepunom izazova i problema ključno je to kako se odnosite prema svojim zaposlenicima, klijentima, ulagačima, poslovnim partnerima, dobavljačima, Vladi ili možda nekim drugim dionicima važnima za vas. Upravo vaš sadašnji pristup i način na koji se odnosite prema njima utjecat će na njihovu lojalnost i kvalitetu suradnje, tj. vaš odnos nakon što sve ovo prestane.
Tri su osnovna načela življenja u ovim vremenima od kojih treba poći: ograničite osobne kontakte, povežite se s ljudima na drugi način, ne paničarite i ne širite paniku.
KORAK 1.: Nacrtajte mapu kontakata
Kad razmišljate o svojim zaposlenicima, klijentima, ulagačima, poslovnim partnerima, Vladi ili nekom drugom, pokušajte razumjeti i predočiti si koja ih pitanja muče u ovom trenutku i koja to pitanja žele što prije riješiti. To bi moglo biti nešto od sljedećega:
- Zaposlenici: Je li moj posao siguran? Što će se dogoditi ako se razbolim? Hoće li biti otkaza?
- Klijenti: Što ako ne budemo mogli plaćati račune? Što ako budemo morali u izolaciju?
- Ulagači: Što ako vaši prihodi drastično padnu? Kako ćemo vraćati uloženo?
- Poslovni partneri: Što ako padnu narudžbe?
- Vlada: Hoće li poslovna okolina poduprijeti naše mjere?
KORAK 2.: Obvezno uvedite krizni menadžment u organizaciju
Uvijek imamo opciju nastaviti raditi kao do sada. No sve oko nas se mijenja, mijenja se način rada i komunikacije. Ako to niste napravili, a imate infrastrukturu i izvore, napravite sve da formirate multifunkcionalan krizni menadžmentski tim. Direktor ili predsjednik uprave trebali bi svakako biti glavni voditelj tima uz potporu stručnoga višeg menadžera koji ima funkciju kriznog menadžera i odgovara glavnom čovjeku organizacije. Ta osoba treba imati širok portfelj kompetencija, snažne ovlasti, mora biti vrlo vješta u projektnom i procesnom upravljanju, mora biti izvrsna komunikatorica, brzo razmišljati i hrabro donositi odluke. On ili ona moraju biti sposobni širiti pozitivna stajališta na sve dionike, biti aktivni u slušanju svih te vrlo operativni.
Krizni menadžmentski tim koji odgovara kriznom menadžeru sastoji se od visokopozicioniranih menadžera svih ili najvažnijih funkcija u organizaciji: ljudskih potencijala, financija, marketinga, nabave i sl. Bilo bi idealno kad bi u timu bio i zdravstveni savjetnik. Članovi tima trebaju zajedno odrediti svoje uloge u timu i prihvatiti najvažnije prioritete te zajedno osmisliti novi scenarij i načine rada.
Krizni menadžment naći će se pred različitim izazovima u rješavanju raznih situacija i problema:
- Prema zaposlenicima: praćenje zdravlja zaposlenika i njihove sposobnosti rada, jasno iznošenje problema smanjenja plaća ili broja zaposlenika zbog krize itd.
- Financijski: planiranje i izrada nekoliko verzija kriznoga financijskog plana.
- Nabava: komunikacija s dobavljačima i praćenje situacije, izazovi u organizaciji prijevoza i sl.
- Investitori: otvorena komunikacija i traženje izlaza (pogotovo u kompanijama koje su izlistane na burzi).
- Poslovne linije: pripreme za promjene i način rada uz nove izazove.
- Komunikacija: Iako su teška vremena, treba komunicirati jasno i pošteno sa svim dionicima.
Taj široki pristup različitim područjima važnima za našu organizaciju omogućava nam definiranje ciljeva u svim smjerovima, i to za kratko razdoblje od 48 do 72 sata. Zbog brzine promjena ciljevi i akcijski planovi moraju se stalno prilagođavati u odnosu na situaciju.
KORAK 3.: Zaštitite svoje dionike
Pripremite se i definirajte odgovore na pitanja koja bi mogli imati neki od vaših dionika (vidi korak 1.). Imati dobre odgovore ne znači smiriti ih. Imati dobre odgovore znači biti pošten, iskren i djelovati čestito kako bi oni mogli lakše shvatiti situaciju i raditi unutar svojih zona djelovanja. Imajte na umu da je odgovor: 'U ovom trenutku ne znamo, ali analiziramo sve moguće mjere da minimiziramo negativne posljedice.' dobar odgovor sve dok je istinit. Potrudite se da ih informirate kad o toj temi budete donosili zaključke i akcije. Svi smo u problemima i jasnoća komunikacije, pa čak i u teškim slučajevima, ostavljaju dojam suradnje i zajedničkog dijeljenja problema.
Budite kreativni i vidite kako možete pomoći svojoj skupini dionika.
U situaciji kad su osobni kontakti ograničeni osigurajte komunikacijske alate koji vama i vašim zaposlenicima omogućavaju razmjenu informacija i razgovore međusobno ili s klijentima, dobavljačima i sl. Idealno bi bilo da to bude provjerena videoaplikacija. Dopustite zaposlenicima da rade od kuće i vjerujte da će raditi još bolje i vrjednije nego u uredu.
KORAK 4.: Uvedite pravila za rad od kuće i držite ih se
Kad počnete raditi od kuće, shvatite da to nije ni ured, ali ni kuća – dom. To je potpuno nov način rada i treba vremena da se zaposlenici prilagode, ali mnogi zaglave negdje između i ne snađu se dovoljno brzo. Da biste povećali učinkovitost, donesite jasna pravila kojih ćete se držati i vi i zaposlenici.
Evo nekih primjera:
- Zaposlenici moraju biti dostupni online ili telefonski tijekom radnog vremena.
- Pravila rada iz kućnog ureda trebala bi biti poznata svim zaposlenicima, ali i njihovim obiteljima.
- Kako se i kada javljati nakon propuštenog poziva ili kad zvati povratno.
- Treba uvesti najmanje jedan timski virtualni sastanak na tjedan, odnosno videovezom. Dobro je definirati dnevni red, ali i odrediti osobe za opuštajuće teme. Svaki član tima treba dijeliti svoje ideje, iskustva ili možda zabrinutost. Termin se dogovara s članovima tima, no nakon toga ne smije se odgađati, mijenjati termin i sl.
- Preporučuje se da zaposlenik uredi malo mjesto u stanu ili kući na kojem radi te da ga ostatak obitelji poštuje, pogotovo za online razgovora itd.
KORAK 5.: Budite sigurni da imate dovoljno novca
Sigurni smo da ste to najprije analizirali, no važno je procijeniti tekuću i buduću likvidnost. Analizirajte gdje možete uštedjeti novac, gdje odgoditi neka plaćanja, kakva je vaša financijska situacija i gdje su rezerve. Procijenite trebate li se koristiti mjerama državne potpore, kojima i zašto. Vjerojatno ćete morati rezati primanja zaposlenika i svoja primanja kako nikoga ne biste otpustili. Ako postojeći zakonski okviri omogućavaju smanjenje primanja od deset do trideset posto (ovisno o stanju) na određeno vrijeme, ta mjera može biti nepopularna, ali učinkovita. Nađite način na koji ćete to jasno i otvoreno iznijeti svojem timu i cijeloj organizaciji.
KORAK 6.: Stabilizirajte svoje tokove nabave
Definirajte volumene i moguće trajanje neizvjesne situacije i probleme u nabavi koliko god je moguće. Odredite prioritete. Što morate imati za funkcioniranje procesa? Ako vaši dosadašnji dobavljači nisu dostupni, možete li naći nove i gdje? Kako upravljati onim proizvodima, sirovinama ili uslugama koje će biti teško dobiti u idućem razdoblju? Kako ćete tomu prilagoditi svoju proizvodnju ili poslovanje?
KORAK 7.: Budite lojalni svojim klijentima, budite na njihovoj strani
Vaši klijenti možda zapadnu u probleme i situacije u kojima neće moći održati neka obećanja. Vidite možete li im pomoći olakšati život. Razmišljajte o najvažnijim područjima njihova rada i pokušajte procijeniti kako biste se vi osjećali u njihovoj koži, što bi mogli očekivati od vas. Ako je to moguće, tražite alternativu kako im pomoći i uza sva ograničenja koja su oko vas.
KORAK 8.: Dajte nazive svojim akcijama
Dajte nazive svojim akcijama koje bi se mogle provesti ili koje mogu biti vezane uz događaje koji se mogu organizirati. Ne čekajte. Definirajte ih. Primjerice, jedan naziv može biti: Što raditi ako netko od zaposlenika bude zaražen? Ili ako slučajno umre? Ili ako se otkaže više od dvadeset posto narudžbi? Napravite plan kako u tim situacijama postupati i kako sve to prenijeti zaposlenicima. Razmišljajte i o najgorem scenariju na nekim područjima te procijenite njihovu važnost i vrijednost. Sjetite se kako je kriza 2008. djelovala na vašu organizaciju, što ste napravili dobro i što bi bilo korisno učiniti i danas, a što ne. Ima li prostora za neke nove ideje, drukčije poteze?
KORAK 9.: Budite vidljivi i velikodušni
Kao dio najvišeg menadžmenta u organizaciji nemojte se skrivati. Budite vidljivi i dostupni – čak i ako je online komunikacija jedina mogućnost. Budite aktivni u komunikaciji sa zaposlenicima i članovima svog tima (to sugerirajte i ostalim voditeljima) te ostalim dionicima.
Vaša je snaga u vašoj komunikaciji s okolinom u kojoj poslujete.
KORAK 10.: Analizirajte jeste li u cijelome procesu nešto naučili
Već smo napisali da svaki problem sadržava i neke skrivene mogućnosti. Razmišljajte o mogućnostima koje teško razdoblje i nesigurnost koju izaziva COVID-19 može donijeti. Katkad će to biti teško definirati, možda će broj mogućnosti biti ograničen, no sigurno ćemo naučiti nešto novo.