Svaki dobar lider poznaje vještine delegiranja. One se bruse godinama i obuhvaćaju veliki spektar razumijevanja organizacije, procesa i ljudi.
Učinkovito delegiranje podrazumijeva da ste odlični u komunikacijskim vještinama, davanju povratne informacije, stjecanju povjerenja, upravljanju vremenom i ljudima. Jer delegiranje nije samo prebacivanje zadataka na drugu osobu. Delegiranje služi i kao alat razvijanja suradnika i zaposlenika te podiže efikasnost cijele organizacije.
U javnoj upravi često se događa da stručnjaci budu promaknuti na mjesta pročelnika ili voditelja timova a da ih se dodatno ne ojača upravo u vještinama leadershipa. To kasnije uzrokuje dva osnovna problema u organizacijama. Na jednoj strani organizacije gube dobre stručnjake, a na drugoj ne dobivaju stvarne lidere. Zato je bitno upravo u upravi i neprofitnom sektoru ulagati u ljude i raditi na njihovim kapacitetima.
Delegiramo izvršenje zadataka, ali i odgovornost za ispunjavanje ili neispunjavanje dogovorenih ciljeva. Ispravnim delegiranjem, koje svakako uključuje i praćenje i kontroliranje razvijate ljude u timu i stvarate pozitivno okružje. Nepisano pravilo o usklađivanju složenosti zadataka i sposobnosti jasno predviđa kome treba što delegirati. Direktno delegiranje koje podrazumijeva točan opis procesa, rezultata, rokova i načina rada koristimo kod novih zaposlenika ili onih koji tek uče. Jednostavnije delegiranje koje predviđa dogovor oko rezultata, a prepušta autonomiju oko procesa zaposleniku koristi se kod kreativnijih zadataka i članova tima koji dobro razumiju stručne izazove i timski rad.
Ipak postoji nekoliko osnovnih pravila kojih se dobro pridržavati ili ih se prisjetiti čak i ako je delegiranje vaš svakodnevni dio radne rutine:
- Uskladite zadatak sa znanjem. – Dobro razmislite kome ćete delegirati koji zadatak. Ako izaberete krivu osobu, samo ćete je dodatno demotivirati, a zadatak i onako neće biti dobro izvršen. Izbjegnite tu mogućnost.
- Jednostavne zadatke dodijelite novima. – Ako jednostavnije zadatke i jasne procese dodijelite novim osobama u timu dodatno ćete ojačati njihovu motivaciju i samopouzdanje. Pratite ih i uočite trenutak kada ovo postane previše jednostavno za njih. Tada ih izazovite težim zadacima.
- Jasno komunicirajte rezultat i rokove. – Ono što ne možete mjeriti ne možete niti upravljati. Dakle, jako dobro, jasno i razumljivo komunicirajte koji rezultat očekujete, na koji način i u kojem vremenu. Ne komplicirajte – budite jednostavni. Možda je nužno da kod složenih zadataka dodate i kontrolu svakih nekoliko dana kako bi bili sigurni da projekt ide u dobrom smjeru. Nemojte propustiti priliku da i tada date savjet, naputak ili prijedlog.
- Pohvalite napredak. – I kada odlično delegiramo i postižemo rezultate ne smijemo zaboraviti koliko je velika moć pohvale. Uvijek, baš uvijek pohvalite uloženi trud i ostvarenje svakog suradnika ili voditelja. Kao što je bitno dati konstruktivnu kritiku još je bitnije dati priznanje za ono što osobe rade. I nemojte se izvlačiti argumentima da smo svi plaćeni za posao. Jako je dobro poznato da plaća nije dovoljan motiv da se posao učini savršeno i kreativno. Ono što nas više motivira je pripadnost timu, osjećaj doprinosa i osjećaj napretka. A u tome smo svi jednaki bez obzira na kojoj upravljačkoj razini se nalazimo.
Delegiranje jednako razvija suradnike i lidere. Potiče interakciju, zahtjeva liderske vještine i stvara pozitivno ozračje u timu u kojem su pravila jasno postavljena. Uz to, tim se fokusira na rezultat što je odličan način da planovi budu ostvareni, a motivacija ostane na visokoj razini. Iskoristite pravila uspješnog delegiranja i podignite letvicu vašeg tima za jedan korak više.