Od kreiranja ideje za event do realizacije
Pokrenuti neki event prvi put zahtjevan je, stresan, dinamičan, raznolik i izazovan proces. On zahtjeva bogatu pripremu i najčešće uključuje planiranje i do godinu dana unaprijed. Zašto? Zato što svoju ideju morate isplanirati do najsitnijeg detalja, predstaviti ju svojim kolegama pa nadograditi, okupiti ekipu, predstaviti sponzorima, partnerima i tek onda krenuti u egzekuciju.
Za početak, ovdje vrijede dva glavna pravila:
- Kvaliteta, a ne kvantiteta!
- Manje je više!
Često se prilikom planiranja prvog eventa (kick-off eventa) zanesemo razmišljajući megalomanski. Takav stav za prvu godinu možda nije najbolja opcija jer se realizacija može pretvoriti u pravi fijasko. Najčešće se dogodi da ideje krenu navirati, entuzijazam raste i želite baš sve pokazati svima te prve godine, ali ključ je u tome da svoje sudionike uvijek želite ostaviti s osjećajem da 'žele još'. Nemojte sve trpati u prvu godinu, ostavite nešto i za sljedeću - pogotovo ako želite svoj event raditi jednom godišnje, a ne jednokratno. Krenite malo po malo, pa kako se priča kroz godine razvija tako ju povećavajte u granicama svojih mogućnosti.
Zarolati event prvu godinu je i financijski najteže. Treba biti svjestan da sponzorima i partnerima predstavljate priču koja još nije zaživjela. Odnosno, priču koja će tek zaživjeti ako vam oni pomognu na tom putu. Prilikom odabira sponzora i partnera jako je bitno tematski pogoditi sponzora kojeg ciljate. Ne preporučamo slati generičke mailove na hrpetine info mailova. Naš savjet je da odaberete 20-ak onih koji vam se i tematski uklapaju u vašu event priču. Primjer: nije baš preporuka slati zahtjev za sponzorstvom nekoj duhanskoj industriji, ako radite event na temu zdravlja. Za takav event treba odabrati sponzora koji promiče zdrav način života. Veća je šansa da će vam sponzor koji prati temu pristati biti sponzor i podržati vaš kick-off event.
Organizirati event iz nule znači preuzeti veliki rizik - što financijski, što reputacijski. Treba paziti da vam ta prva godina ne bude financijski teška te da završite (barem) na pozitivnoj nuli. S druge strane, organizirati neki event prvi put može vas visoko pozicionirati unutar vaše industrije, a opet…ako bude fijasko…staviti dosta nisko na ljestvicu. U svakom slučaju treba biti oprezan i razmišljati o ona prva dva pravila s početka!
Jedan od takvih kick-off evenata ove godine je i eventfest. Riječ je o prvom eventu za sve ljubitelje event industrije i sve one na neki način uključene u proces planiranja, organizacije i realizacije evenata. Krenuli smo malo, sa svega 20 sudionika, a sada radimo event koji će okupiti cijelu event industriju na jednom mjestu. eventfest otvara vrata za networking jer spaja organizatore, dobavljače, medije i sponzore koji imaju priliku međusobno podijeliti svoja iskustva, izazove, ali i probleme te njihova rješenja s krajnjim ciljem ostvarivanja novih poslovnih prilika i suradnja.
Dobro znamo da u organizaciji evenata sudjeluju i ostale grane različitih industrija, stoga su dobrodošli svi koji su usko povezani s planiranjem i realizacijom eventa - od PR i marketinških agencija, fotografa, cvjećara, grafičkih dizajnera i tako sve do catering usluga, hotelijera i agencija.
eventfest će se održati u Wespa Spaces u Zagrebu te će trajati dva dana (19. i 20. svibnja 2022.). Cijeli event biti će posvećen isključivo temema relevantnim za event industriju: od ideje do realizacije, kako brendirati event, kako organizirati sajam, kako postati organizator vjenčanja, kako organizirati teambuilding, kako organizirati festival, franšizni eventi, održivi eventi, PR koji prati evente, odnosi klijenata i organizatora, downgrading cijena i mnoge druge teme.
Novosti o eventu dostupne su na službenoj web stranici, kao i na društvenim mrežama: LinkedIn, Instagram).