Obveza vođenja evidencije o radnicima i radnom vremenu propisana je čl. 5. Zakona o radu, a sadržaj obveznih podataka i rokovi njihova upisivanja u evidenciju uređuju se pravilnikom. Od prvoga rujna 2017. na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Nar. nov., br. 73/17.) kojim se te obveze poslodavaca unekoliko pojednostavnjuju i racionalnije uređuju. Riječ je o trima obveznim evidencijama: o radnicima, o radno angažiranim osobama koje nisu zaposlenici odnosnog poslodavca i o radnom vremenu. Poslodavac koji ne vodi propisane evidencije ili ih ne vodi na propisani način izlaže se mogućnosti plaćanja prekršajnih kazni čak do 100.000 kuna.
>>> Dividende i udjeli u dobiti: Pojednostavnjen je postupak oporezivanja primitaka iz inozemstva
Što ispada
U evidenciji o radnicima od prvoga rujna 2017. smanjuje se broj obveznih podataka s prijašnjih 25 na 18. Novost je i pojednostavnjeno vođenje podataka o satima dnevnog i tjednog odmora, a u dva slučaja uopće se ne moraju upisivati.
U evidenciji o radnicima, koja se često naziva matična knjiga radnika, od prvoga rujna 2017. smanjuje se broj obveznih podataka s prijašnjih 25 na 18. Ostaju kao obvezni osobni podaci o radniku, uključujući podatke o stručnom obrazovanju te posebnim ispitima, tečajevima i certifikatima koji su uvjet za obavljanje posla, o datumu početka i mjestu rada radnika, razdobljima mirovanja radnog odnosa do podataka vezanih uz prestanak radnog odnosa. Osim toga, obvezni su podaci o radu u inozemstvu, o tome je li radnik ustupljen povezanom poslodavcu i radi li na poslovima na kojima mu se priznaje staž osiguranja s povećanim trajanjem. Osim tih izrijekom propisanih, poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje prava iz radnog odnosa kao što su oni o trudnoći, majčinstvu, dojenju djeteta, statusu samohranog roditelja, o profesionalnim bolestima i ozljedama na radu, smanjenju radne sposobnosti i dr.
Od prvoga rujna 2017. evidencija o radnicima više ne mora sadržavati podatke o mjestu rođenja radnika, zanimanju, o tome je li zaposlen na neodređeno ili određeno vrijeme, je li odradio pripravnički staž. Više nema obveze navoditi ni podatke o tome radi li radnik na poslovima za koje je propisana obveza prethodnog utvrđivanja radne sposobnosti. Nije obvezan ni podatak o prethodnom mirovinskom stažu, osim ako je poslodavcu taj podatak potreban radi ostvarivanja prava radnika koji ovise o ukupnom mirovinskom stažu (npr. za dodatak u plaći, jubilarnu nagradu, dodatne dane godišnjeg odmora i dr.). Smanjen je broj podataka koje poslodavci vode u posebnim evidencijama o osobama koje su kod njih radno angažirane, a nisu zaposlene. Umjesto dosadašnjih deset, za njih se vodi devet podataka jer podatak o nazivu posla više nije obvezan.
Radno vrijeme
Poslodavce će najviše razveseliti pojednostavnjenje vođenja evidencije o radnom vremenu. Broj obveznih podataka nije smanjen, ali se od prvoga rujna proširuje krug podataka koji se pod određenim uvjetima ne moraju upisivati. Kao i do 31. kolovoza, nije obvezno upisivanje podataka o početku i završetku dnevnog rada, osim ako je poslodavac preuzeo takvu obvezu. Poslodavac je dužan voditi podatke o početku i završetku dnevnog radnog vremena samo ako je obveza njihova vođenja ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu.
>>> Službeni automobil: Poslodavac može platiti i gorivo i poreze za put na more, ali ne i cestarinu
Novost je pojednostavnjenje u vođenju podataka o satima dnevnog i tjednog odmora. U dva slučaja poslodavac ne mora voditi podatke o dnevnom i tjednom odmoru radnika: ako za svaki radni dan vodi podatke o početku i završetku rada (ta je iznimka bila propisana i do 31. kolovoza 2017.) i za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima (na snazi od prvoga rujna 2017.). Za izuzimanje od obveze evidentiranja podataka o dnevnom i tjednom odmoru određenog radnika dovoljno je da je ispunjen jedan od ta dva uvjeta.
Racionalnije je uređena ažurnost evidentiranja podataka u evidenciji radnog vremena. Do 31. kolovoza podatke je trebalo upisivati dnevno ažurno, na završetku radnog dana. Od prvoga rujna 2017. dopušteno ih je upisati najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju.
Inozemni poslodavci
Novim Pravilnikom o evidencijama uvodi se obveza vođenja podataka o radnom vremenu i za inozemne poslodavce koji u Hrvatskoj obavljaju djelatnost u sklopu pružanja usluga u prekograničnom prometu ako u ograničenom razdoblju upućuju radnike na rad u Hrvatsku. Inozemni poslodavac dužan je za trajanja rada u Hrvatskoj za upućenog radnika voditi podatke o radnom vremenu, a osobito o početku, trajanju i završetku radnog vremena. Ta se evidencija vodi na mjestu rada upućenog radnika ili drugom jasno određenom i dostupnom mjestu u Hrvatskoj. Evidenciju vodi osoba koju je ovlastio i imenovao inozemni poslodavac i dužna ju je na zahtjev dostaviti mjerodavnim tijelima Hrvatske, prevedenu na hrvatski jezik.