Tijekom 2020. godine svijet i način na koji radimo i živimo značajno su se promijenili. Zaposlenici širom svijeta u pojedinim trenucima prešli su na rad od kuće pa tako i u Hrvatskoj. Bez obzira na aktualnu situaciju, tijela državne uprave su pod konstantnim pritiskom da pružaju kvalitetnije, brže i što jednostavnije usluge jer građani očekuju bolje usluge i veći angažman, a ova godina donijela im je i dodatne izazove u vidu rada na daljinu.
Ministar uprave i pravosuđa Ivan Malenica donio je, s 1. prosincem, novu uputu o mjerama za sprječavanje širenja epidemije bolesti COVID-19 i osiguranje uvjeta za redovito obavljanje poslova u tijelima državne uprave. Prema uputi, način rada zaposlenika državnih i javnih službi određivat će svaki čelnik određene ustanove. Zbog svega navedenog, očito je da su digitalne tehnologije i podaci neophodni alati za državnu upravu koja se mora brzo i kvalitetno prilagođavati svim promjenama. No, imaju li tijela državne uprave odgovarajuće alate za rad na daljinu, stoji u priopćejnu Microsofta.
Tijela državne uprave širom svijeta sve više prihvaćaju tehnologiju u oblaku, i to ne samo web i aplikacije, već i Internet stvari (IoT) i senzore, strojno učenje, digitalne agente i botove te alate za prepoznavanje govora za bolju analizu i razumijevanje dobivenih podataka. Digitalna transformacija također podržava veću otpornost na krizu i promjene. Na primjer, rješenja bazirana na oblaku mogu se jednostavno prilagoditi potražnji i ubrzati uvođenje novih usluga, za razliku od hardverskih rješenja. Tijela državne uprave zapravo bi trebala djelovati poput tvrtki za digitalne djelatnosti, koje optimiziraju svoje aktivnosti, transformiraju usluge, osnažuju zaposlenike i potiču veći angažman građana kroz intenzivniju komunikaciju.
Brzo prihvaćanje oblaka, analitika podataka, društveni mediji i mobilnost povećavaju tempo promjena i potiču potrebu za inovacijama u državnim službama. Ovi tehnološki megatrendovi i brzo povećanje količine podataka resetiraju način na koji državna uprava funkcionira, od načina na koji odlučuje i kreira politike na temelju analize podataka do toga kako ispunjava očekivanja građana i poslovnih sustava. U kojoj su mjeri tijela državne uprave u Hrvatskoj digitalno transformirana?
Već dulji niz godina naučeni smo da možemo pratiti sjednicu Vlade Republike Hrvatske putem prijenosa uživo (live stream), dok u isto vrijeme ministri pregledavaju dokumente na sjednici u digitalnom obliku – to što je nama uobičajeno, zapravo i nije tako česta pojava u drugim zemljama, i u tom smislu smo korak ispred. Zato ne iznenađuje da, u trenutku kada je cijela javnost zabrinuta zbog zdravlja premijera i ministara, oni koriste digitalnu tehnologiju da se jave iz samoizolacije i sudjeluju na sastancima.
Novi način rada, dakle, nije zahvatio samo privatne kompanije, nego je u isto vrijeme zahvatio i državnu upravu. No, jesu li online sastanci sve što smo dobili od digitalne transformacije? Odgovor leži u detaljnijem pogledu na specifične poslove i nadležnosti pojedinih tijela državne uprave i karakterističnim scenarijima za određena područja.
Tijekom proteklog razdoblja već smo se navikli na javne usluge dostupne putem sustava e-Građani, a najavljene su i nove. To je doprinos smanjenju papirologije u jasno definiranim procesima koji ne traže direktnu povratnu informaciju službenika. No, što u slučaju kada komunikacija nije jednosmjerna ili kada e-Građani ne nude elektroničku uslugu? U Latviji su napravili analizu učestalih pitanja i odgovora upućenih državnoj upravi pa sada odgovore pružaju agenti osiguravajući dovoljno vremena državnim službenicima za rješavanje predmeta.
Nadalje, što kažete na mogućnost rezervacije vremena za savjetovanje sa službenikom koji rješava vaš predmet, kada ste pozvani dati dodatne informacije? U nekim zemljama sjednice sudskih vijeća se normalno odvijaju online uz automatsko zapisivanje bilješke sa sjednice. Koliko čujemo, hrvatski suci su već testirali slična rješenja i spremni su ih koristiti. Ovakva rješenja danas su realnost, a koliko smo daleko od njih ovisi o angažmanu čelnika državnih institucija i tvrtki, kako je to navedeno u uputi ministra Malenice.
Tijelima državne uprave u Republici Hrvatskoj, putem Okvirnog sporazuma s tvrtkom Microsoft omogućen je pristup i korištenje softverskih alata kao što su Microsoft Teams, Microsoft PowerApps, Microsoft PowerBI i drugih, temeljenih, između ostaloga, i na umjetnoj inteligenciji. Za korištenje navedenih alata Microsoft je osigurao besplatnu pomoć za veće institucije, dok na tržištu postoje brojni tehnološki partneri Microsofta koji imaju potrebne kompetencije i mogu pomoći u dodatnim scenarijima.
Tvrtka Odašiljači i veze ( u 100% vlasništvu Republike Hrvatske) u studenom 2019. godine počela je koristiti Microsoft Teams i napravila korak naprijed u digitalnoj transformaciji i poslovanju. Platformu Teams koriste svakodnevno i u dobrom je dijelu zamijenila komunikaciju mailom, a putem platforme dokumenti ubrzano „kolaju“ pa je zajednički rad brži i učinkovitiji. S obzirom da se radna mjesta Odašiljača i veza nalaze gotovo u svakom kutku Hrvatske, olakšana je i komunikacija putem video sastanaka, što se pokazalo posebno korisnim u trenucima kada je svijet zahvatila pandemija koronavirusa.
„Iako su neke kolaboracijske platforme bile korištene u kompaniji i proteklih nekoliko godina, uvođenje Microsoft Teams platforme potkraj 2019. godine u potpunosti je izmijenilo mnoge poslovne procese na bolje. Naš „radni prostor“ umnogome je unaprijeđen i prilagođen po našoj mjeri. U proteklih nešto više od godinu dana u potpunosti smo prihvatili tu platformu kao nezaobilazni dio svakodnevnog rada, posebice u uvjetima udaljenog pristupa servisima kao što je npr. rad od kuće na kojeg smo bili primorani uslijed aktualne pandemije korona virusa. Usudio bih se reći da na vrijeme nismo prepoznali napredne načine komunikacije i suradnje na mreži, rezultati rada ne bi bilo ni približni sadašnjima. Ovako možemo reći da smo sada toliko prilagodili poslovanje da bi bilo nezamislivo ovako fleksibilno funkcioniranje i prilagođavanje kompanije bez alata kao što je Teams“, komentirao je Mate Botica, direktor Odašiljača i veza.
Proces digitalne transformacije državne uprave kompleksniji je nego u privatnom sektoru. Tijekom procesa modernizacije tijelima državne uprave zajednička su tri faktora: usklađivanje IT arhitekture s poslovanjem državne uprave, proračunska ograničenja i rizik - posebno sa strane nedovoljne educiranosti o mogućnosti korištenja informacijske tehnologije. Uz jasnu viziju kamo su krenuli i što žele postići iz IT perspektive, tijelima državne uprave bitno je zadržati usklađeno i sigurno okruženje, a nakon implementacije novih tehnologija ključno je i kvalitetno educirati zaposlenike da bi ih što bolje koristili u svakodnevnom radu.
Sposobnost da razumijemo i prihvatimo tehnologiju predstavlja veliku priliku, a upravo s tog polazišta Microsoft usmjerava svoju misiju vezanu uz javnu upravu: osnažiti digitalnu transformaciju koja gradi ekonomski rast, širi društvenu uključenost, pokreće dobro upravljanje i postiže bolje rezultate za građane.