Obveza vođenja evidencija o radnicima i o radnom vremenu propisana je čl. 5. Zakona o radu, a sadržaj podataka i rokovi njihova upisivanja uređuju se posebnim pravilnikom koji donosi ministar rada. Do 30. rujna 2024. sadržaj tih evidencija propisan je Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima iz 2017., a od 1. listopada 2024. stupa na snagu Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca. Kao i prethodni pravilnik, novi obvezuje sve poslodavce fizičke i pravne osobe neovisno o broju radnika koje zapošljavaju i uređuje obvezne podatke o zaposlenim radnicima, radnom vremenu radnika i o drugim radno angažiranim fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju posebnih propisa te o trajanju njihova rada.
Što se mijenja
Smanjen je broj obveznih podataka u evidenciji o radnicima. Od 1. listopada 2024. godine evidencija mora sadržavati najmanje 13 obveznih podataka, a prema prijašnjem propisu trebala je sadržavati 18 podataka. Nema zapreke da poslodavci i dalje vode podatke koji više nisu propisani kao obvezni. Obvezni podaci obuhvaćaju osobne podatke radnika, podatke o trajanju radnog odnosa i radnom mjestu i podatke vezane uz prijavu, odjavu i promjene u sustavima obveznih socijalnih osiguranja.
Poslodavac je dužan sve propisane podatke voditi i za radnike koji su mu ustupljeni od povezanog poslodavca i one koji su mu ustupljeni preko agencije za zapošljavanje, osim podatka o vrsti sklopljenog ugovora o radu i datumu početka te o promjeni i prestanku obveznog osiguranja prema osnovi radnog odnosa. Kao i prijašnji, novi pravilnik sadržava opću formulaciju prema kojoj je poslodavac dužan za radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, bilo prema Zakonu o radu bilo prema posebnom propisu.
Novost je obveza vođenja pismenog pregleda podataka o svakom radniku. Poslodavac i nadalje može evidencije o radnicima voditi u papirnatom obliku (tzv. matična knjiga radnika) ili u elektroničkom obliku, ali mora kao sastavni dio te evidencije za svakog radnika voditi i iskazati pismeni pregled obveznih podataka, pri čemu poslodavci mogu koncipirati tipizirani obrazac na kojemu iskazuju pismeni pregled podataka o svakom radniku.
Ako radnik, inspektor rada ili druga ovlaštena osoba to zahtijevaju, poslodavac im mora omogućiti preuzimanje pismenog pregleda. Druga novost odnosi se na detaljno uređivanje rokova u kojima se čuvaju i pohranjuju isprave na temelju kojih su evidentirani podaci o radnicima. Pravilnikom su za svaku skupinu isprava određeni rokovi pohrane: većina isprava čuva se šest godina, a neke trajno. Tako se npr. pismeni pregled podataka o radniku i ugovori o radu čuvaju šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, podaci o plaćama čuvaju se trajno, a isprave vezane uz ostvarivanje mirovinskih prava četrdeset godina od prestanka radnog odnosa.
Kad radnik nije na radu
Prošireni su podaci koje su poslodavci dužni voditi u evidenciji radnog vremena radnika. Proširenje se odnosi na evidentiranje razloga radnikove nenazočnosti na poslu. Poslodavac treba voditi podatke o radnikovoj nenazočnosti na poslu zbog korištenja odmora, zbog blagdana i neradnih dana propisanih zakonom ili bolovanja, nenazočnosti po zahtjevu radnika, o satima zastoja u poslu koji je nastao krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti, satima neopravdanog izostanka radnika te satima provedenim u štrajku i isključenju s rada kao odgovoru poslodavca na organizirani štrajk (lockout). Novost je obveza vođenja detaljnih podataka o razlozima nenazočnosti na poslu zbog plaćenog dopusta, očinskog dopusta, dopusta za pružanje osobne skrbi, dopusta kojim se koriste kandidati za izbore na državnoj i lokalnoj razini i nenazočnosti na poslu zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi.
Poslodavci i nadalje nisu dužni voditi podatke o početku i završetku dnevnoga radnog vremena, osim ako je obveza njihova evidentiranja uređena aktima poslodavca. Za radnike kojima je radno vrijeme jednako raspoređeno ne treba voditi podatke o dnevnom i tjednom odmoru. Za radnike kojima je radno vrijeme nejednako raspoređeno, podaci o dnevnom i tjednom odmoru vode se samo ako se ne vode podaci o početku i završetku dnevnoga radnog vremena. Evidencija radnog vremena vodi se za obračunsko razdoblje za koje se isplaćuje plaća, a podatke treba unositi najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju.
Evidencija o ostalima vodi se za osobe koje su na stručnom osposobljavanju bez zasnovanoga radnog odnosa, studente i učenike koji rade preko ovlaštenog posrednika, učenike na praksi i naukovanju i osobe koje prema posebnim propisima na temelju izrečenih sankcija obavljaju rad za opće dobro.