Svaka tvrtka, neovisno o veličini i djelatnosti kojom se bavi, treba tehnologiju za upravljanje poslovnim procesima. Može birati među alatima sa samo jednom značajkom ili odabrati sveobuhvatna rješenja za poduzeća, preferirati ona lokalna, u oblaku ili oblacima, tražiti ih za upravljanje projektima i zadacima, poboljšavanje prodaje i korisničkih podataka, knjigovodstvo i računovodstvo, upravljanje ljudima ili samo telefoniranje. Treba znati kombinirati
Digitalni alati za upravljanje poslovanjem, softveri i aplikacije jednako su potrebni i učinkoviti u malim, srednjim ili velikim tvrtkama. Primjerice, s pomoću ERP softvera za upravljanje organiziraju se i kontroliraju svi poslovni procesi unutar tvrtke i u stvarnom vremenu može se pratiti svaki dio poslovanja, a na temelju podataka donositi kvalitetne odluke, racionalnije se koristiti resursima, rasporediti poslove zaposlenicima i ostvariti uštedu vremena, novca, energije… Osim toga, lakše je upravljati podacima i njihovom sigurnošću te postati konkurentniji na tržištu. Softver za upravljanje nije univerzalan digitalni alat, može ga se prilagoditi potrebama tvrtke ovisno o veličini i djelatnošću kojom se bavi.
Konkretna očekivanja
Prema riječima Milana Listeša, business development menadžera u BE-terni, kompanije koje traže uslugu digitalne transformacije i uvođenja poslovnih rješenja najčešće postavljaju specifične i uskofokusirane zahtjeve za povećanje učinkovitosti, smanjenje operativnih troškova ili otvaranje novih izvora prihoda.
Za razliku od prethodnih godina, sada je vidljiv trend povećanja zahtjeva za automatizacijom poslovnih procesa.
– U BE-terni je koncept Microsoft Power Platforme trenutačno najbržerastući jer upravo njime odgovaramo na većinu spomenutih zahtjeva. Također danas je vidljiv trend u kojem kompanije više ne pišu različite natječaje za tehnologije već se javljaju s jasno definiranim poslovnim izazovima, na temelju čega onda zajednički s ekspertima iz pojedine industrije definiramo te izazove i pronalazimo rješenja koja se često prostiru u više različitih tehnoloških rješenja – nabraja Listeš. Prema njegovim riječima, danas je izazov s opskrbnim lancem jedan od najvidljivijih. Njegovo je rješenje u nekoliko tehničkih komponenata: Dynamics BC-ju ili Dynamics FO-u, Data & AI-ju, Microsoft Teamsu ili nekoj drugoj komponenti za povećanje produktivnosti. Taj izazov posebno je vidljiv u domeni srednjih i velikih kompanija jer na malom broju ljudi leži proces upravljanja opskrbom za veliki broj brendova i artikala.
– U tom segmentu izvrsne rezultate zajedno s klijentima postizali smo u dijelu uspješnog predviđanja prodaje, koje u nekim industrijama doseže i do 97 posto preciznosti, te optimalnog naručivanja robe kako bi se smanjile zalihe, gdje smo s nekim klijentima dosegli čak 65 posto manje zalihe – nabraja Listeš.
Jedan od primjera kvalitetnog sustava za upravljanja i unaprjeđenje poslovanja je Aimago, razvijen na umjetnoj inteligenciji (AI) i tehnologiji big data. Aimago obrađuje slike i videa te detektira specifične značajke oblika, njihovo kretanje i ponašanje. Na temelju prikupljenih podataka moguće je optimizirati poslovanje, buduće aktivnosti te predvidjeti neke događaje u poslovanju.
– Prvu primjenu Aimaga imali smo u yard managementu, sustavu za upravljanje aktivnostima u distribucijskim centrima dostavnih službi, u svrhu optimiziranja kretanja i zadržavanja dostavnih vozila prilikom dostave i preuzimanja paketa – ističe Aleksander Radovan, direktor razvoja BISS-a, tvrtke koja je razvila Aimago.
AI, 'big data' i toplina
Taj sustav korištenjem segmentacije slike može prepoznati pakete na pokretnim trakama u distribucijskim centrima dostavnih službi, detektirati im boju, oblik i veličinu te je li, primjerice, paket oštećen ili potencijalno sadržava zabranjenu robu. Na temelju prikupljenih podataka planira se raspodjela utovarnog prostora dostavnog vozila, preciznije vrijeme dostave paketa primatelju, povećava se efikasnost dostavljača te unaprjeđuje korisnikovo iskustvo u korištenju određene usluge. Osim navedenog, sustav preko kamere postavljene na ulaznoj rampi u veliko skladište može skenirati registarsku oznaku i vrstu vozila te u koordinaciji s drugom nadzornom kamerom odrediti terminal koji je slobodan za utovar ili istovar i ispravno usmjeriti vozilo. Tako se racionalizira vrijeme utovara i istovara, a u skladu s time troškovi poslovanja.
– Osim toga, u maloprodaji Aimago može s pomoću kamera izraditi heatmape kretanja ljudi, tj. analitiku vezanu uz mjesta u prodavaonici na kojima se kupci najviše zadržavaju. Na temelju analize takvih mapa može se odrediti na kojim pozicijama postaviti promotivne materijale i tako povećati vidljivost brenda – objašnjava Radovan.
No ne koriste se sve tvrtke centraliziranim softverom za upravljanje poslovanjem. Prema iskustvu male tvrtke STEMI u ovo doba hibridnog rada jedan je od najkorisnijih alata, ako ne i najkorisniji, komunikacijska platforma za timove svih veličina Slack.
Osim centraliziranog mjesta za slanje poruka i datoteka te videopoziva i audiopoziva, Slack omogućava kratke glasovne pozive, zvane huddle, koji smanjuju količinu sastanaka i dugih poziva te su idealni za moderne timove koji često nisu svi u istom uredu ili u istom gradu.
– Pokazalo se da je u većini slučajeva najbolje upotrijebiti pojedinačne alate, a ne 'alat za sve' kao što je, primjerice, Basecamp. Primarni razlog zašto se koristiti ujedinjenim alatom je to da imamo sve na jednom mjestu. No većina modernih alata kao što su Trello ili Google GSuit iznimno se dobro integriraju sa Slackom, tako da nemamo tu odvojenost koju bismo imali da upotrebljavamo neki manji odvojeni alat u odnosnu na neki sveobuhvatni softver. Također, korištenje više odvojenih alata omogućava nam njihovo lako zamjenjivanje ako nam ne pašu ili nađemo alat koji je bolji ili nam pak zbog velikog broja korisnika postanu preskupi – objašnjava Fran Zekan, softverski/hardverski inženjer STEMI-ja.
Tvrdi da bi idealno softversko rješenje uvijek trebalo biti zamjenjivo, što je često teško postići sa sveobuhvatnim rješenjima. Prema njegovim riječima, za manje i srednje tvrtke velika promjena u cijeni nekog softvera koji se plaća mjesečno neće uvijek biti prihvatljiva te će se često tražiti alternativa.
Neizbježni sustav
Konzultant Vedran Antoljak, partner u Best Advisoryju, mišljenja je da nije dobro generalizirati softvere kojima se koriste tvrtke jer to ovisi o mnogo čimbenika: veličini, sektoru, organizacijskoj strukturi, načinu poslovanja... Međutim, većina tvrtki upotrebljava neki od popularnih uredskih softverskih paketa poput Microsoft Officea ili Google Workspacea, pri čemu većina etabliranih tvrtki pretendira Microsoft Office, a startupovi naginju korištenju Google Workspacea i niza inovativnih alata za razne zadatke. Osim toga, velika većina malih tvrtki koristi se aplikacijama za upravljanje i izradu računa, upravljanje skladištem i/li imovinom, alatima za digitalni marketing i sve češće nekom jednostavnijom (besplatnom) aplikacijom za upravljanje kupcima (CRM). Kod srednjih tvrtki vjerojatno će se naći i neki softver za računovodstvo, praćenje vremena, upravljanje projektima (Productive), neki napredniji, integrirani CRM, razne aplikacije za digitalni marketing, prodaju i ljudske potencijale (TalentLyft), instant-komunikaciju unutar tvrtke (Teams, Slack) te pripremu PR materijala (Canva). Kod nekih može se naći i jednostavnije verzije ERP sustava koje su specifične za industriju ili sektor u kojem je tvrtka.
– Kada pričamo o korporacijama, njima danas nije moguće efikasno poslovati bez korištenja softvera i aplikacija, tj. digitalnih alata. Stoga se svaka moderna velika korporacija koristi nekim sofisticiranim ERP-om, sustavom za upravljanje svakodnevnim poslovnim aktivnostima kao što su računovodstvo, nabava, upravljanje projektima, upravljanje rizikom te operacije u opskrbnom lancu. Osim ERP-om, korporacije se koriste nizom alata i aplikacija za sva područja poslovanja – napominje Antoljak.
Prema njegovu mišljenju velikim organizacijama mnogo je bolje upotrebljavati prilagođen ERP sustav koji uključuje upravljanje učinkom tvrtke, softver koji pomaže u planiranju, proračunu, predviđanju i izvješćivanju o financijskim rezultatima organizacije. ERP sustav povezuje mnoštvo poslovnih procesa i omogućuju protok podataka između njih. Prikupljanjem zajedničkih transakcijskih podataka organizacije iz više izvora, ERP sustavi eliminiraju dupliciranje podataka i osiguravaju integritet podataka s jednim izvorom istine.
– Danas su ERP sustavi ključni za upravljanje tisućama tvrtki svih veličina i u svim industrijama. Tim tvrtkama ERP je nužan kao i električna energija. Međutim, ERP sustavi se sporo prilagođavaju tehnološkim inovacijama i brzom praćenju trendova, tako da je danas u porastu kod malih i srednjih startupova i inovativnih tvrtki korištenje digitalnih alata i aplikacija raznih dobavljača koji se djelomično integriraju jedni u druge. Na taj način tvrtke pokušavaju upotrijebiti najnoviju tehnologiju i time postizati bolju efikasnost u poslovanju, ali ujedno izgrađivati poduzetnički mentalni sklop sklon eksperimentiranju i korištenju inovativnih poslovnih praksi – ističe Antoljak.
Inovacije u trendu
Važno je pratiti inovacije kako bi tvrtke upotrebljavale najbolje digitalne alate koji će im olakšati poslovanje i omogućiti povećanje prihoda. Razvoj tehnologija napreduje eksponencijalno i svakodnevno te na tržište izlaze inovativni poslovni alati i aplikacije. Zbog toga, tvrdi Antoljak, svaki uspješan menadžer i poduzetnik, ali isto tako i svaki odgovoran zaposlenik, moraju pratiti trendove te biti upućeni u inovacije i tehnologiju kako bi razumjeli gdje i kako ih primijeniti u poslovnom sustavu. Pritom je važno jako dobro razumjeti vlastiti poslovni sustav i prilagođavati mu korištenje tehnoloških rješenja, aplikacija i alata te treba stalno imati na umu da ta rješenja, aplikacije i alati trebaju poslužiti kako bi poslovni sustav bio učinkovitiji i uspješniji, a korisnici i zaposlenici zadovoljniji. Antoljak poručuje da osim što je nužno pratiti tehnološke trendove, treba dobro razmisliti o njihovim koristima prije nego ih menadžeri odluče integrirati u poslovni sustav.