Ma koliko god da ste puta štreberski obilazili evente, konferencije i slična okupljanja, kako god da ste revno prikupljali iskustva i bilježili tuđe propuste u nadi da ćete ih tako izbjeći u organizaciji vlastitih, uvijek postoje sitni detalji koji mogu pokvariti cjelokupan dojam.
Vođen tom tezom da sitnice mogu dovesti do ludila ili pak promijeniti stvar dramatično na bolje, jedan od koautora na stranici eventmanagerblog.com, Kelwin Newman, sastavio je listu od samo pet detalja o kojima valja voditi računa prilikom organizacije eventa. I zaista, riječ je potezima koji često ne stoje ni lipe, ali vrijede zlata i na koje organizatori nerijetko zaboravljaju jer se bave krupnim, ‘ozbiljnim’ koracima u kreiranju događaja.
Veće je boljeNewman, za početak, napominje da organizatori nerijetko zaboravljaju važnost iskaznica s imenom posjetitelja eventa, odnosno konferencije. Prvi savjet za sjajan event glasi da bi na bedžu ili akreditaciji ovješenoj oko vrata sudionika trebalo velikim, masnim slovima stajati ime, prezime i funkcija osobe koja ga nosi. Organizator, pretpostavlja se, ima zapisano ime svake duše koja sjedi u dvorani i njemu ono ne znači mnogo ili barem ne toliko koliko ostalim posjetiteljima. Oni pak žele znati tko je osoba do koje sjede, kojoj se žele obratiti i, na kraju, lakše pamte koga su od stotina, tisuća ljudi upravo upoznali. Ili, kako kaže Newman, najbolje bi bilo koristiti se besplatnim fontom ‘Blue Highway’, kojim se obilježavaju američki prometni znakovi, jer ako se ime ne vidi na deset metara, niste napravili baš ništa. Osim toga, dodaje, u doba umrežavanja na društvenim mrežama, poneki se posjetitelji lakše prepoznaju prema imenu na Twitteru pa ni to ne bi bilo loše zapisati na bedžu (ili akreditaciji) pristojne veličine. Možda će izgledati smiješno, kaže Newman, ali korist je ogromna i narod će vam biti zahvalan.
Bogomdane pauzeNo nisu samo ta velika, jasno označena imena sudionika korisna u njihovom umrežavanju. Drugi savjet za sjajan event zato se odnosi na - pauze. Newman je zapisao da je u ranim godinama bavljenja organizacijom evenata silno htio ‘utrpati’ što više sadržaja u što manje vremena. Naravno, ta njegova potreba da upotpuni program što boljim, većim, kvalitetnijim sadržajem logična je, posebno uzme li se u obzir da je netko platio kotizaciju da ga se educira, da sazna nešto više o području svoga interesa. Da, to je istina, ali, opet, nije i jedini razlog zbog kojeg se netko pojavljuje na poslovnom događaju. Dok menadžeri jure sa sastanka na sastanak, vrijeme provode pogrbljeni u svoji uredima, događaj dolazi, u jednu ruku, kao predah, a u drugu, sjajna prilika da na jednom mjestu u što manje vremena ‘odradi’ što više poslovnih razgovora. U tom smislu, pauze su bogomdane i valja ih imati što više, pa makar i kraće trajale. Što se tiče toga programskog dijela (preporuča se izbjegavanje uvijek istih, predvidljivih predavača/panelista) zanimljiv je još jedan detalj na koji ukazuje event menadžer Newman. Naime, shvatio je da se pravi veterani konferencija i poslovnih događaja prepoznaju prema mjestu na kojem sjede. Pritom ne govori o prvim redovima, na kojima su takozvani ugledni ili VIP gosti, već o menadžerima smještenim tik uz - utičnicu za struju. Dakle, iskusni će gost zauzeti mjesto na kojem lako može napuniti svoj mobitel, laptop ili kojim se god već gadgetom koristi. Newman uvjerava da mnogi organizatori zaboravljaju upravo na taj detalj, koji olakšava dugotrajan boravak na događaju, jer, ruku na srce, većina posjetitelja nije stalno fokusirana na predavanja ili izlaganja već se koristi svojim aparatima kad god to zažele.
Sponzorirano napajanjePostavljanjem produžnih kabela, kako glasi treći savjet za organizaciju sjajnog eventa, obradovat ćete goste, ali bi usput organizator možda mogao nagovoriti i kakvog operatera ili neki drugi tehnološki brend da ‘sponzorira’ to napajanje, omogući lagodno praćenje događaja. Na lagodnost se veže četvrti savjet za sjajan event jer u tome mnogo pomaže i slanje mailova ‘što možete očekivati’. Naime, pokazalo se da posjetitelji prije eventa organizatorima najčešće šalju pitanja poput - kakav je ‘dress code’. Kako biste im skratili vrijeme i pokazali da zaista marite za to da se osjećaju zbrinuti i kao kod kuće, listi sudionika uoči eventa pošaljite mail s odgovorima na ključna pitanja. Osim ‘dress codea’, zanimat će ih poslužuje li se jelo i piće, je li osiguran Wi-Fi ili pak hoće li im biti osigurani materijali s predavanja. Za pitanja koja iskrsnu tijekom događaja, Newman, kao petu preporuku, savjetuje organizatorima da pod određenim hashtagom na Twitteru (videozidom, ako je moguće) objavljuju informacije koje bi mogle biti od pomoći poput gdje mogu pronaći lozinku za Wi-Fi ili gdje mogu napuniti bateriju svoga mobitela. Ma koliko možda ti savjeti izgledali banalni ili previše jednostavni, Newman uvjerava da će poboljšati dojam o događaju jer, ako ništa drugo, usvajanjem spomenutih detalja pokazujete gostima da vam je stalo do toga da se osjećaju ugodno i zbrinuto. A to na kraju i jest najvažnije.
Deset pogrešaka koje nipošto ne smijete ponoviti
1. Ponavljati uvijek iste predavače makar bili i najveći stručnjaci u području. Eventi ne podnosi repetitivnost i predvidivost
2. Problemi s mrežom, odnosno Wi-Fi-ijem prihvatljivi su ako se riješe u dvije minute. Doslovno. Bez pristupa Wi-Fi-ju ne trebate ni raditi događaj
3. Program se ne šalje u PDF-formatu. Tražiti od primatelja poziva da preuzimaju dokumente na svoja računala je, u najmanju ruku, nepristojno
4. Web-stranica jedna je od važnijih stvari prema kojoj se stječe dojam o čitavom događaja i sposobnostima organizatora. Ne smije biti loša
5. Previše tehnologije, ali i digitalnih inačica događaja (aplikacija, fan page eventa, Twitter račun eventa itd.) zamaraju sudionike. Tu valja naći mjeru
6. Tražiti od korisnika da faksiraju registracijske obrasce je jedno veliko - ne. Valja zaboraviti bilo kakve aktivnosti koje uključuju print i faks
7. Spora registracija na web-stranici jedna je od beskrajno iritantnih stvari koje mogu gosta odgovoriti od eventa. Sve mora biti besprijekorno
8. Ako već ne plaćate troškove smještaja za posjetitelje, pomognite im u rezervaciji. Informacije o hotelima i tarifama objavite na web-stranici
9. Uvijek isti hodogram događaja (registracija, predavanje, ručak, predavanje, party) zna biti zamoran. Uvedite barem sitna iznenađenja
10. Nepostojanje tehnologije (makar i objava rasporeda na videozidu) o organizatorima govori da su zastarjeli. Valja pronaći mjeru