Sve je više zaposlenika koji se osjećaju pretrpano radnim zadacima, na izmaku su snaga, a novije ankete pokazuju kako više od četvrtine radnika strahuje od sindroma ‘izgaranja na poslu‘. Nije stvar samo u tome koliko se sati dnevno provodi na radnom mjestu, već činjenica da kompanije očekuju od zaposlenika da istovremeno žongliraju s nizom obveza i zadataka.
Najveći problem leži u tome što je moderan način poslovanja potpuno izbrisao sve granice koje su prije postojale - kada je uistinu kraj radnog dana, tjedna, mjeseca? Tehnologija se pobrinula da na to pitanje više nema odgovora. Gdje god da krenete posao vas prati, to vam omogućuju moderne naprave. Biti stalno nekome na raspolaganju najveći je problem poslovnjaka modernog doba, a upravo ta nemogućnost ‘isključivanja‘, odmaka, odmora i predaha ono je što najviše šteti zdravlju - kako psihičkom, tako i fizičkom stanju organizma.
Priznajte sami sebi - odgovarate li na elektroničku poštu za vrijeme sastanka? Razgovarate li na telefon dok istovremeno tražite neku informaciju na internetu? Pišete li račune uz ručak za radnim stolom? Razgovarate li na mobitel dok se vozite na sastanak? Cijena takvog ponašanja je zapravo smanjena produktivnost. U želji da što više stvari napravimo u isto vrijeme, dovodimo se u situaciju da niti jednu od njih ne napravimo dobro od početka do kraja. Površnost dovodi do pogrešaka, a to može prouzročiti i gubitak novca. Pažnja je usmjerena na previše stvari odjednom, a multitasking koji se često navodi kao nešto bez čega se danas ne može, zapravo vas usporava u obavljanju posla.
Svaki puta kada ostavite zadatak broj 1 kako bi sudjelovali s kolegom na projektu 2, produljili ste si vrijeme koje vam je potrebno da završite posao za oko 25 posto u prosjeku. Tako rasipate svoju energiju, pada vam koncentracija, ostajete duže na poslu, a krajnji rezultat je nedovoljno dobar. Fokusiranjem na samo jedan zadatak, uz ograničeno vrijeme koje na njega možete potrošiti bit ćete puno efikasniji. Voditelji odjela i direktori zato bi u svoje tvrtke trebali uvesti sljedeća pravila:
Disciplina Sastanci bi trebali trajati do 45 minuta. Baš kao i školski sat. Naime, ljudima nakon 45 minuta aktivnog sudjelovanja u raspravi pada koncentracija, potreban im je makar mali predah jer njihovu pažnju počnu odvlačiti druge stvari. Nakon dobro vođenog, kraćeg, sastanka imat će nekoliko minuta da razmisle o onome o čemu se razgovaralo, naprave sami za sebe zaključak sastanka te odmore pet minuta prije nove obaveze. Važno je da mobilni uređaji za vrijeme sastanka budu ugašeni. Nema odgovaranja na pozive, poruke i e-mailove. Rijetki su slučajevi da neki poziv ili poruka ne mogu pričekati kraj sastanka.
Sad i odmah Menadžeri trebaju prestati zahtjevati dostupnost svih djelatnika u svakom trenutku dana. Potrebno je planirati i dogovarati stvari unaprijed jer u suprotnom, samo zato što se šefu učini da je to dobar trenutak za raspravu na neku temu, rasipa pozornost radnika, oni skakuću sa zadatka na zadatak, sa sastanka na sastanak i ne mogu si nikako produktivno organizirati dan jer stalno moraju prekidati jedan posao da bi se naglavače prebacili na novi.
Poticanje odmora To što nekome treba petominutna pauza svakih sat vremena ne znači da je zabušant i lijenčina. Osmislite prostor u kompaniji u kojem se zaposlenik može odmoriti, gledati u zelenilo, popiti šalicu kave. Nakon par minuta bit će ponovno spreman na nove radne zadatke.
S druge strane, nužno je da svaki radnik postavi neke svoje granice i pravila. Sve važne zadatke pokušati obaviti u prvih sat-dva na poslu - s jasnim početkom i krajem. Ne smije dopustiti da ga za to vrijeme prekidaju sitnice koje je moguće rješiti i kasnije. Koncentrirano obavljanje zadatka uvelike skraćuje vrijeme koje je potrebno da se posao privede željenom cilju. Potrebno je odvojiti i vrijeme za promišljanje, strateške planove, kreativne projekte. U suprotnom, radni će tjedan proteći u vladavini ‘hitnog‘, a neprekidna jurnjava u izvršavanju zadataka bez glave i repa zasigurno neće donijeti očekivani rezultat. Također, nužno je napraviti stvarnu razliku između posla i slobodnog vremena.
Ne može se raditi od 0 do 24, sedam dana u tjednu, 365 dana u godini. Poželjno je uzeti češće pauze od posla, pa makar trajale koliko i produženi vikend, ali u to vrijeme uistinu ne razmišljati o poslu već o punjenju baterija. Kada se radi neka se uistinu radi, a odmor neka bude točno to - odmor. U suprotnom ste konstantno u sivoj zoni u kojoj se miješa poslovno i privatno, a uz kroničnu iscrpljenost rezultati će biti nikakvi na oba polja.