Većina hrvatskih tvrtki, posebno manjih, rizike novih projekata još planira odoka. To je često pogubno za projekt, zato rizicima treba upravljati sustavno, posvećujući punu pozornost i velikima i malima. Samo dobrom procjenom rizika može se odlučiti treba li se u neki projekt uopće upustiti ili odustati od njega
Upravljanje rizicima (engl. risk management) jedno je od deset područja znanja o upravljanju projektima, područje koje se u projektu nikako ne smije zaobići, neovisno o veličini projekta. Rizik je, prema definiciji, nešto što negativno ili pozitivno može utjecati na projekt. Vjerojatnost da će se rizik dogoditi veća je od nula posto, a manja od sto posto i, ako se dogodi, utječe na barem jedan od ciljeva projekta. Primjerice, tečajne razlike mogu pozitivno i negativno utjecati na projektne ciljeve. Pri upravljanju projektima svaka bi organizacija, privatna ili javna, trebala kvalitetno uključiti upravljanje rizicima kako bi smanjila negativne utjecaje na projektne ciljeve. Rizicima se ne smije upravljati stihijski i polovično, što često srećem u praksi na projektima koje vode ‘priučeni‘ voditelji projekata koji često previde mnoge negativne utjecaje i zanemare pozitivne.
Registar rizika
Prvi je korak u upravljanju rizicima identifikacija. Ona zahtijeva da budete svjesni svih činitelja koji utječu na projekt, ali i scenarija te događaja koji se mogu ostvariti. Rizik na projektu identificiraju svi članovi tima. U tome mogu sudjelovati i osobe koji nisu izravno uključene u projekt. Pri identifikaciji on uvijek mora biti napisan u formi ‘uzrok – rizik – posljedica‘. Primjerice, zbog kratkoće vremena na projektu postoji rizik da će ljudi zbog preopterećenosti biti nezadovoljni, zbog čega mogu napustiti projekt koji će pak zbog toga kasniti.
Tako opisani rizici mogu se lako sortirati; tako se može lako uočiti koji čimbenik izaziva najviše rizika. Važno je napomenuti da se u tom procesu ne procjenjuje njihova vjerojatnost ni utjecaj, nego se zapisuju u tzv. registar rizika, temeljni dokument za upravljanje rizicima. Kad su rizici identificirani, kvalitativno se analiziraju. Riječ je o subjektivnom procjenjivanju rizika. Rezultat toga koraka jest izloženost riziku, pri čemu se identificiraju veliki rizici, koji zaslužuju stalnu pozornost, i manji rizici, koji su na ‘popisu za promatranje‘, ali ne manje važni.
Prva analiza i planiranje
Za praćenje rizika s tog popisa isključivo je odgovoran voditelj projekta. Da bi on bio uspješan, među ostalim, pri upravljanju rizicima treba biti kvalificiran, pouzdan i sabran kako bi cjelovito pristupio situaciji jer u krizi paničarenje i defetizam često budu rizičniji od nastalog problema. Nakon faze izloženosti rizika provodi se prva analiza nastavlja li se projekt ili se prekida zbog prevelike rizičnosti. Sljedeći je postupak planiranje postupanja s rizicima ako se dogode.
Prihvaćanje. To je metoda koja se primjenjuje ako nijedna druga nije moguća ili ako je bilo koja druga metoda skuplja ili dugotrajnija od štete koju će rizik prouzročiti. Obično se upotrebljava za male rizike.Izbjegavanje. Tom se metodom, za rizike s velikim utjecajem, potpuno eliminira rizik iz projekta. Primjerice, postoji rizik da se u novom softveru (iz nekog razloga) neće stići na vrijeme napraviti modul za obračun plaća. Sponzor ili ključni dionik složi se da mu to nije važno u projektu jer ima dobar stari program za taj obračun. Taj se modul uklanja iz projektnog zadatka, pa tako više nema ni rizika da se neće stići.Umanjenje. Najčešće se upotrebljava. Tako se planiraju postupci koji će umanjiti vjerojatnost, utjecaj ili oboje. Primjerice, stavljanje iskusnijeg programera na neki zadatak smanjuje vjerojatnost kašnjenja s tri na dva.
U slučaju pozitivnih rizika njih ćemo iskoristiti u slučaju npr. pozitivnih tečajnih razlika. Prebacivanje na treću stranu. Umjesto da se napiše kôd u tvrtki, a za koji nema dovoljno stručnosti, zbog čega postoji rizik da će biti pun pogrešaka, unajmi se iskusnija tvrtka da to napravi. Tako se rizik prebaci na nju.
Prepoznavanje okidača
U tom procesu treba napraviti još dvije važne stvari. Prva je da za svaki rizik u registru bude određen okidač. To je rani znak da će se rizik dogoditi ili da se dogodio. Druga je stvar da se za svaki rizik mora odrediti njegov ‘vlasnik‘. To je osoba koja mora pratiti ‘svoje‘ rizike (dakle paziti na okidače) i postupiti prema planu određenom za te rizike. Nakon tog postupka donosi se konačna odluka o nastavku projekta. Ako je projekt i dalje, unatoč svim postupanjima i smanjenim vjerojatnostima i utjecajima, prerizičan, prekida se. Ako se pak nastavlja s njime, planiraju se rezerve (u novcu i danima) za poznate rizike. Ta rezerva sastavni je dio proračuna. Također se određuje rezerva za nepoznate rizike. Važno je kvalitetno i sustavno komunicirati o rizicima kako bi se znanje o upravljanju njima kvalitetno primijenilo. Ona je jedan od ključnih činitelja u upravljanju projektima, ali i jedan od najvažnijih postavki PMI-jeva (Project Management Institute) ogranka u Hrvatskoj.
Upravo stoga organiziramo PMI Forum; ovogodišnji se održava od 11. do 13. studenoga 2015. u Konferencijskom centru hotela Antunović u Zagrebu. Tijekom foruma održava se svečana dodjela strukovne Nagrade za projekt godine da bismo potaknuli kulturu projektnog upravljanja u zajednici.