Kratka definicija kaže kako je poslovni plan službena izjava o poslovnim ciljevima, razlozima za njihovu izvodljivost te o ljudima ili organizaciji koja će te poslovne ciljeve pokušati dosegnuti. Nešto konkretnije, riječ je o dokumentu koji služi kao svojevrsni hodogram za vašu ideju, odnosno koji su ciljevi kompanije i kako će se ti ciljevi ostvariti.
Obično se planira na tri do pet godina uz nabrajanje trenutačno dostupnih resursa i mogućnosti uz pogled prema naprijed i kako bi u naznačenom vremenu stvari trebale izgledati. Dokument ne treba bit dug, štoviše, poželjno je da bude sažet i precizan jer većina potencijalnih investitora ionako nema vremena i volje čitati znanstvene disertacije.
Dinamični dokument Važno je napomenuti dinamičnu osobinu plana, to nije jedinstven, zatvoren dokument koji se napravi jednom i zaboravi, on se mijenja sukladno razvoju posla i promjenama kroz koje prolazi. Nije zato uputno na njega gledati kao na jednokratan put do novca za financiranje posla, već kontinuiran dio poslovanja, neovisno o njegovoj prvotnoj namjeni (u kasnijim fazama planiranje daljnjeg razvoja i rasta kompanije). Poželjno je stoga jasno istaknuti fiksan datum na koji se plan redovito revidira i osvježava. Osim navedenih osnovnih elemenata poslovni plan za novorođeni poslovni pothvat mora imati detaljno razrađeno financijsko planiranje, koliko novca, u kojim razdobljima, za koju namjenu itd. U smišljanju koncepta i tipa poslovnog plana najvažnije je utvrditi tko je publika i koji su ciljevi poslovanja. Nakon toga treba razmotriti specifičnosti poslovanja. Recimo, ako je u pitanju novi restoran, koja je lokacija, kakav je prostor u pitanju i u kojem je stanju itd. Nadalje, o primarnoj namjeni plana ovise njegov izgled i stil pisanja, ako je riječ o dokumentu ponajprije za internu upotrebu onda može biti pisan slobodnijim jezikom i izgledati ‘neuglednije’, ali ako ide na uvid potencijalnim investitorima ili vjerovnicima, mora biti uglancan i ozbiljnije pisan.
Za oči investitora Pretpostavka je da se poslovni plan radi za tuđe oči, odnosno za potencijalne investitore ili financijske institucije. U tom slučaju jednostavnije pisan i koncipiran interni poslovni plan, koji može biti i doslovno na jednoj stranici, treba doraditi, detaljizirati i uozbiljiti s posebnim naglaskom na financijski dio (koliki je novac potreban, kako će se potrošiti te kada se i koliki povrat može očekivati). Osim toga ljudi iza poslovnog plana iznimno su važni, plan namijenjen za vanjsku upotrebu mora posvetiti više pozornosti timu, odnosno ljudima odgovornima za provođenje plana (biografije i objašnjenja kako iskustvo i znanje tih ljudi jamči provedbu plana). Dokument mora uključivati sljedeća poglavlja: sažetak o kompaniji (struktura, vlasništvo, lokacija, misija…), proizvode i usluge (čime se kompanija bavi, konkurencija, komparativne prednosti kompanije, eventualne licencije, tehnologija…), ciljano tržište (kome će se ti proizvodi i usluge nuditi), marketinški plan (kako će se ciljanoj publici prodati proizvodi ili usluge kompanije – cijene, segmentacija, promocija…), ključne ciljeve i metode mjerenja (ciljevi, rokovi, odgovorni ljudi, način mjerenja postignutog), upravljačku strukturu (tko stoji iza provedbe plana) i financijski plan (prodajne prognoze, kadrovska pitanja te tri osnovna financijska dokumenta – račun dobiti i gubitka, izvješće o novčanim tijekovima i bilanca, ako su mogući). Plan može uključivati i neka druga poglavlja, odnosno varijacije na navedena, poput dizajna i razvoja (dizajn proizvoda, njihov razvoj i financije potrebne za razvoj) i operativni plan (kako kompanija svakodnevno funkcionira, točnije logistika i upravljački tim).
Realne procjene Zadatke se može razlomiti i pojednostavniti nešto općenitijim pristupom. Prvo se napiše kratki plan na jednu stranicu koja sadrži viziju (krajnji ishod), misiju (razlozi za postojanje kompanije), ciljeve, osnovne strategije i sažet plan djelovanja. Nakon toga uputno je odlučiti o potrebnom proračunu za navedeno imajući u vidu što niže troškove u početku. Naravno, ključno je biti realan u procjenama, kao i izračunati koliko novca će se trošiti na mjesec jer to sugerira i trenutak u kojem je nužno početi ostvarivati dobit da bi poduzeće nastavilo poslovati (mudro je imati određenu financijsku rezervu u vidu, ako je moguće). Treći korak zahtijeva nešto više istraživanja i truda s obzirom na to da odluka o pravnom ustrojstvu kompanije ima velike posljedice na njezin razvoj. Prije odlučivanja potrebno je pozorno razmotriti moguće oblike ustrojstva i njihove prednosti i mane ovisno o tipu poslovanja. U tom je pogledu vrlo preporučljivo i razgovarati sa specijaliziranim odvjetnikom ili računovođom. Mnogi pri pokretanju posla ne shvaćaju važnost jasnog odvajanja osobnih financija od poslovnih. Račune uvijek treba držati odvojenima iz niza razloga (konfuzija u vezi s porezom i vođenjem knjiga, nejasni računi i tokovi novca itd.). Internetska era znači internetsku stranicu, neovisno o tipu poslovanja. Uvijek uspostavite web što je prije moguće, Posljednji korak je testirati prodaju, početi na jeftine i maštovite načine reklamirati svoj proizvod ili uslugu, pri čemu je pametno uključiti se u lokalne strukovne organizacije zato što mogu umnogome pomoći širenju glasa, uspostavljanju korisnih poslovnih veza.