Piše: Jasmina Očko
Poduzeća koja od bolnih iskustava zadnje poslovne krize razvijaju kontroling iskorijenila su 'kaubojski' način upravljanja. Znatno više pozornosti posvećivala su upravljanju svojom imovinom i razvoju kvalitetnoga poslovnog modela, što je smanjilo rizična ulaganja i ponavljanje pogrešaka
Potpuno neočekivano drugačija stvarnost, globalna promjena preko noći, 'novo normalno' i bitno drugačiji pogled na budućnost rezultirali su lansiranjem kontrolinga u centar pozornosti kao pravu zvijezdu na oblačnom poslovnom nebu. Kriza je za kontroling uvijek šansa nulte kategorije, to je trenutak kad može zasjati punim sjajem pokazujući svu raskoš modernih modela i alata. Svi iskusni kontroleri dobro znaju da je pozornost menadžmenta usmjerenog na upravljanje važnija što je poslovna situacija neizvjesnija ili opasnija.
U dobrim godinama 'debelih krava' tvrtka ili organizacija mogu podnijeti upravljanje uza sporost odlučivanja, neaktivnost ili nezainteresiranost za kontrolerske analize i komentare. Međutim, jedinstvena situacija u kojoj se sada nalazimo podiže potrebu za agilnošću na najvišu razinu. Sada nije vrijeme za mirovanje. Sada je vrijeme za out of the box ideje, promjenu poslovnih modela, načina upravljanja, promišljanje inovacija, prihvaćanje digitalizacije i naravno čvrstu suradnju s kontrolingom jer trebamo korisne informacije s kojima se može djelovati – odmah.
Poduzeća koja od bolnih iskustava zadnje poslovne krize razvijaju kontroling iskorijenila su 'kaubojski' način upravljanja, znatno više pozornosti posvećivala su upravljanju svojom imovinom i razvoju kvalitetnoga poslovnog modela, što je bez sumnje dovelo do smanjenja rizičnih ulaganja i ponavljanja pogrešaka. Za njih su dostupne informacije sada ključna karika za preživljavanje – u situaciji kad kriza u jednom trenutku odnese ogroman dio prihoda, u vrlo kratkom roku mogu donijeti ključne zaokrete i sačuvati poduzeće.
Vrijeme pitanja i odluka
Za sve ostale koji ovu krizu nisu dočekali spremni i bez kvalitetnih informacija – nova šansa je pred vratima. Sada je vrijeme za obećanje – nikad više bez kontrolinga. Ekonomska situacija utjecala je na cjelokupno gospodarstvo. San o bezbrižnoj dugovječnosti sada se mora suočiti s velikim promjenama. A mijenja se sve – od strategije i taktike, poslovnih modela, lanaca opskrbe, načina planiranja, do mikromenadžerskog upravljanja resursima. Mnogo se odluka mora donijeti odmah. Stvarnost je sada potpuno drugačija od bilo čega što smo vidjeli prije. Više ne možemo zaključivati na temelju prijašnjeg iskustva.
I iz toga se rađa tisuću pitanja. Treba li nam sada isti plan kakav smo radili uvijek ili trebamo nove agilne tehnike reagiranja i unapređenja 'po putu'? Trebamo li razne scenarije ili je to sada beskorisno? Koje se nove šanse sada otvaraju i kako mijenjati ono što smo godinama radili na isti način? Trebamo li nužno mijenjati poslovni model ili se možemo praviti da će za par mjeseci opet sve biti po starom? Zašto svi pričaju o digitalizaciji i možemo li je mi zanemariti? Kakva je politika cijena sada normalna? Trebamo li snižavati cijene ili time pilimo granu na kojoj sjedimo? Što moramo optimizirati i znači li optimiranje nužno i rezanje troškova? Kako na sva ova pitanja odgovaraju naši dobavljači, kupci i konkurencija?
Bezbroj je pitanja, a na sva moramo dobiti odgovore. Ne na temelju povijesti, moramo promišljati budućnost. A to su upravo idealne teme za kontroling.
Kako odgovoriti na izazove
Stare, tradicionalne kvalitete kontrolera kao što su vladanje ekonomskim teorijama, dobro poznavanje poslovnog modela i djelatnosti poduzeća, znanje o menadžmentu u organizaciji, računovodstvu i financijama te osobne kompetencije kao što su analitički i holistički način razmišljanja, fokus na rješavanje problema, kritičko razmišljanje, osobni integritet, ustrajnost i borbenost – i dalje ostaju u potpunosti potrebne.
Danas malošto može biti stalno. Planiranje se usmjerava na manje segmente uz kratkoročne projekcije koje korištenjem informacijske tehnologije uvelike trebaju biti automatizirane. Iako se poslovanje već dugo ne promatra u silosima, već je fokus na projektima, sada se mjeri njihova veličina – zbog mogućih brzih promjena smjera projekti sada više ne mogu biti glomazni, nego se trebaju sastojati od mnogo manjih projekata jer je s njima lakše upravljati i intervenirati u slučaju hitnosti.
Cilj su jasni i fluidni automatizirani procesi lišeni nepotrebnog administriranja ili bilo kakvih ručnih unosa (što je zadatak digitalizacije). Poslovanje današnjice traži brze odgovore na promjene, što traži prilagodbu i planova i izvještaja. Također, imperativ je u segmentiranju cijelog poduzeća ili organizacije, tržišta ili asortimana, što sada omogućuje brzu prilagodbu kako bi se očuvalo zdravo tkivo.
Agilne tehnike
Za kontroling je sada nužno vladati agilnim tehnikama koje omogućuju detektiranje i prilagođavanje brzim promjenama. I kao što si u dobrim vremenima menadžment dopušta gledanje samo velikih brojki, sada se uz male brze korake labirintom segmentiranih podataka dolazi do cilja. S razvojem alata poslovne inteligencije otvorilo se veliko područje u kojem se kontroling dalje može razvijati – tumačenjem statističkih modela, upravljanjem promjenama, poznavanjem digitalnih tehnologija i praćenjem trendova. Zato za kontrolere učenje nikad ne prestaje.
Kontroling današnjice treba graditi sustav integriranih podataka koji su segmentirani, a opet jednostavni za razumijevanje i fleksibilno razmišljanje. Premalo ili previše informacija ista je nevolja. Konačni cilj je agilan self-service model za planiranje i fleksibilni reporting.
Znači li to da će u budućnosti svaki kontroler morati zadovoljavati sve te nove zahtjeve koji se pojave u cjelokupnom području kontrolinga? Ne. Riječ je o kombinaciji starih i novih uloga u obliku timskog rada. Neke uloge već postoje, ali ne pod zajedničkom kapom kontrolinga već su bile nepovezane i raštrkane po poduzeću bez harmonije i sinergije. Neke uloge su novije kao što su data scientist ili data analyst. Krizna situacija objedinjavanje svih ovih uloga samo je ubrzala i osigurala kontrolingu dug i plodonosan budući život.
Čarobna riječ – digitalizacija
Digitalizacija je tu i nije pitanje hoćemo li je prigrliti nego kako. Digitalizacija podrazumijeva sređeni podatkovni sustav. Velike količine podataka o poduzeću i izvan njega dolaze, samo ih treba znati prikupiti. Treba znati izgraditi podatkovnu arhitekturu.
Školske udžbenike u vezi s time možemo zaboraviti. Ovdje dolazi u obzir jedino razumijevanje procesa i biznisa. Pogotovo ako govorimo o volatilnim vremenima s brzim promjenama. No, količina promjena nikako ne smije značiti kaos u podacima. Upravo u tome i je bit – potrebno je omogućiti promjene, ali unutar stabilnoga informacijskog sustava.
Agilnost ne znači negaciju sustava, već mogućnost brze prilagodbe sustavu. Sustav mora i dalje biti cjelovit i čvrst izvor istine. Veliki dio domaćih poduzeća koja nemaju kontroling nalazi se u podatkovnom kaosu. Kontroling je skrbnik podataka i čuvar poslovnih informacija. I ne, ne govorimo ovdje o sigurnosnim sustavima i IT-u. IT ne može sanirati podatkovni kaos za potrebe biznisa. Ovdje govorimo o čistoći, točnosti i ažurnosti poslovnih podataka koji dolaze iz svih segmenata poduzeća, o stalnoj borbi protiv nedefiniranih procesa, nejasnih poslovnih politika i izostanka procedura, pa do krivih i duplih šifri, pogrešnih knjiženja, neažurirane skladišne dokumentacije.
Kontroling je zadnja linija obrane od podatkovne anarhije i prva linija borbe za točnu i ažurnu informaciju. Bez kontrolinga teško je govoriti o sveobuhvatnoj digitalizaciji. Niti se ona može uspješno provesti, niti se podaci mogu kvalitetno analizirati, a bez toga je na dulji rok neodrživa. Menadžment može preživjeti nedostatak pojedinih informacija, ali ne može preživjeti netočne informacije.