Nalazite se na odgovornoj menadžerskoj funkciji. Na poslu provodite najveći dio dana, ostajete do kasna, dolazite na posao prije svih – ipak se gomile papira na vašem radnom stolu ne smanjuju.
Osjećate da ste postali sami sebi kočnica u sustizanju rokova, a i vaši suradnici se žale da se vaša međusobna komunikacija prorijedila. Vrijeme je da započnete s delegiranjem poslova.Upitajte se: je li vam lakše napisati npr. sadržaj brošure koja promovira nove usluge koje ste vi razvili ili to prepustiti nekom od suradnika? Vi znate sadržaj izvana i iznutra, i u snu možete nabrojati prednosti novih usluga i sve što je potrebno je da sjednete za kompjuter i počnete pisati. Pitanje je samo: je li takav način razmišljanja korisno trošenje vašeg vremena? Ako taj posao napravite sami biti ćete brže gotovi. S druge strane, ako uložite napor i vrijeme kako biste taj posao delegirali nekom od svojih suradnika trebat će vam više vremena, ali ćete pomoći članovima tima da rastu, da se razvijaju i da počnu koristiti sve svoje potencijale. To je jedna od važnih svrha delegiranja.
Delegiranje ovlaštenja povezano je s nekoliko čimbenika: s organizacijskom strukturom, s linijskom i funkcijskom hijerarhijom, s principima centralizacije i decentralizacije, kao i s raspodjelom moći u organizaciji. Delegiranje zadataka neposredno je povezano s utvrđivanjem i izvršavanjem ciljeva organizacije. Pri tome treba istaknuti da su ciljevi i zadaci najznačajnija obilježja svake organizacije. U organizacijama postoje cijeli sustavi ciljeva, ali bez obzira na to treba naglasiti da se svi ciljevi ostvaruju izvršavanjem zadataka. Stoga je i delegiranje zadataka od iznimne važnosti na svim hijerarhijskim razinama.
Govoreći s aspekta organizacije kao cjeline može se govoriti o tri tipa zadataka u organizaciji: • ukupni zadatak (koji se definira na razini organizacije/tvrtke),• posebni zadaci (koji se realiziraju na razini pojedinih organizacijskih funkcija) i• pojedinačni zadaci (koji se realiziraju na razini pojedinih radnih mjesta). Djelotvorno delegiranje pridonosi ostvarivanju ciljeva organizacije, izgrađuje i razvija zaposlene u tvrtci, a posredno i povećava ukupni fond stečenih znanja koji je važan za daljnji poslovni razvoj.
Stoga je umijeće delegiranja skup htijenja, znanja i ponašanja. Ono je jedna od najtraženijih vještina i jedna od najpoželjnijih osobina modernog menadžera.Kako onda objasniti činjenicu da, prema nekim istraživanjima (koja analiziraju korelaciju između stupnja delegiranih zadataka i postignutih rezultata menadžera), većina promašaja i neuspjeha menadžera proizlazi iz nedovoljnog ili neodgovarajućeg delegiranja.Očito, nije u pitanju nepoznavanje uloge delegiranja i njegovih prednosti, već, prvenstveno, odnos menadžera prema delegiranju. Većina teoretičara koja se bavi ovim područjem smatra da se menadžeri boje gubitka svoje važnosti, da ne žele dijeliti informacije sa svojim suradnicima, jer je informacija moć pa bi njezino dijeljenje smanjilo važnost i značaj samog menadžera. Ne bih se mogla u cijelosti složiti sa ovakvim tumačenjem, premda sigurna sam, ima i u tome dio istine. Ono što, prema mom iskustvu, priječi menadžere da započnu s procesom delegiranja je činjenica da proces delegiranja nije samo jednostavna podjela zadataka, nego u tom procesu uvijek dolazi i do prenošenje dijela ovlasti s menadžera na suradnike što predstavlja posebnu odgovornost.
Kakav će biti proces delegiranja kao i njegov uspješni završetak ovisi najvećim dijelom o osobnim stavovima menadžera, a to su: • spremnost za prihvaćanje tuđih ideja,• spremnost na povjeravanje zadataka drugima,• spremnost za preuzimanje rizika i mogućih pogrešaka,• spremnost za stvaranje povjerenja u podređene.
Ako ste u sebi prepoznali opis menadžera s početka teksta i zaključili da biste mogli delegirati posao vašim suradnicima, na početku primijenite dva zlatna pravila delegiranja (treće zlatno pravilo se nalazi na kraju teksta) :
• delegiranje provodite postepeno,• delegirajte onoliko koliko to dozvoljavaju vaši stavovi i očekivanja.
Isto tako, prije nego li se odlučite delegirati zadatke suradnicima, potrebno je utvrditi:
• koja znanja, vještine i sposobnosti vaši suradnici imaju• imate li dovoljno vremena da im osigurate edukaciju ukoliko je to potrebno• koliko su vaši suradnici samostalni u izvršavanju zadataka• koliko su pojedinci već opterećeni većom količinom posla
U umijeću delegiranja najvažnija je prosudba kome možete delegirati i koliko. Nisu svi jednako sposobni za sve poslove. Ako čovjek radi posao za koji nema sposobnosti ili interesa, njegova će motivacija biti niska. Ulagati će puno truda, a rezultati neće biti ono što vi očekujete. Takve situacije mogu biti izrazito nepovoljne za cijeli vaš tim.
Kad ste utvrdili ove činjenice preporučila bih vam da uključite suradnike u cijeli proces delegiranja. Budite spremni obrazložiti sve potrebne podatke, a ono što je najvažnije razjasnite očekivane ciljeve. Ovo je osobito važno jer će svima uključenima omogućiti sagledavanje ‘šire slike‘, a ne samo svakog pojedinog dijela. Ono što je najvažnije u procesu delegiranja je da budete sigurni da svatko jasno zna što se od njega očekuje i koji su željeni rezultati. Isto tako, komunicirajte jasno koji su rokovi za završetak delegiranog posla. To će vam omogućiti da utrošite puno manje vremena kad vam se vrati posao koji ste delegirali.
Što kad vam se delegirani posao vrati? Osigurajte si dovoljno vremena da kvalitetno možete proučiti materijale koje ste dobili. Ukoliko niste zadovoljni s poslom, dajte to svojim suradnicima na znanje. Ukoliko to ne učinite, teško da će ikada naučiti dobro raditi svoj posao, a s druge strane opet ćete morati uložiti puno dodatnog vremena kako biste dovršili njihov dio posla, a vaš će posao trpjeti. Naravno, ukoliko ste zadovoljni obavljenim, pohvalite ih i dajte im do znanja koliko cijenite njihov trud. Time ćete svom timu ili svojim suradnicima pomoći da izgrade samopouzdanje, a vama će svako daljnje delegiranje zadataka biti lakše, a rezultati još bolji.
Treće zlatno pravilo delegiranja glasi: ‘Delegirajte kako biste ojačali sebe, svoje suradnike i cijelu organizaciju ili tvrtku. Što su vaši suradnici jači, to ćete i vi biti snažniji.‘